Como es natural la mayor preocupación de un autónomo es impulsar su idea de negocio, captar clientes y lograr una posición estable en el mercado. Esto es lo prioritario pero no se debe olvidar dedicarle tiempo también a otras tareas esenciales como el registro de facturas o la planificación y control financiero.
Una gestoría pueda solucionar la gestión fiscal, laboral y contable aunque eso no excluye el deber de los autónomos de registrar todas sus operaciones, no solo por obligación sino para disponer de información actualizada y útil para el control presupuestario y la previsión de tesorería, factores claves que determinan las necesidades de financiación en cada momento y permiten gestionar mejor el dinero.
En Circulantis, hacemos un repaso de las obligaciones básicas para registrar las operaciones, para los autónomos individuales y societarios.
Obligaciones de registro según el tipo de autónomo
Los empresarios individuales y profesionales tributan a través del impuesto sobre la renta (IRPF), realizando las declaraciones trimestrales que necesiten e indicando en su declaración anual los rendimientos obtenidos por la actividad realizada. Las operaciones se registran de esta forma:
Empresarios mercantiles:
Los autónomos societarios deben cumplir el plan de contabilidad para pymes. El Código de Comercio obliga a realizar estos apuntes:
- Libro diario (con los asientos de las operaciones diarias)
- Libro de inventarios (al menos una vez al año).
- Cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas de ganancias y memoria)
Se pueden añadir un registro de socios o de actas. Los libros contables se deben legalizar en el Registro Mercantil (en papel o formato digital) en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Empresarios individuales y profesionales no mercantiles:
- En régimen de estimación directa.
Las actividades empresariales deben tener libros de registro de:
- Ventas e ingresos
- Compras y gastos
- Bienes de inversión
Para las actividades profesionales:
- Ingresos
- Gastos
- Bienes de inversión
- Provisiones de fondos y suplidos (con las cantidades que un profesional abona por su cliente cuando actúa como intermediario de éste).
- En régimen de estimación objetiva.
Se llevará, si es necesario, este registro:
- Libro de bienes de inversión, si se pueden deducir amortizaciones.
- Libro de ventas e ingresos, cuando la estimación del rendimiento neto dependa del volumen de operaciones.
Obligaciones respecto al IVA
Los autónomos sujetos pasivos de IVA deben anotar todas las operaciones que correspondan dentro del plazo de liquidación del impuesto, con esta distinción:
- Libro de facturas emitidas
- Libro de facturas recibidas
- Libro de bienes de inversión
- Libro de determinadas operaciones intracomunitarias.
En el registro de facturas, tanto emitidas como recibidas, se anotarán para cada una: el número y serie, la fecha de factura y de las operaciones, nombre del cliente o proveedor, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
Las facturas recibidas se registrarán en el orden en que se hayan recibido pero siempre dentro del periodo de liquidación que les corresponda. Hay que conservar facturas, copias, justificantes, recibos u otros documentos acreditativos.
Las operaciones intracomunitarias se deben registrar en el plazo de siete días a partir del inicio del transporte o expedición de los bienes que relacionan.
Se puede llevar el registro de forma electrónica conservando los soportes informáticos y las aplicaciones para obtener los datos. A efectos fiscales, todas las facturas o justificantes se deben conservar en su formato original el tiempo que establece la dirección general tributaria (en general, cuatro años).
Obligaciones de facturación
En cuanto a la facturación hay que seguir las indicaciones que marca el Reglamento de facturación. Los elementas que se pueden destacar son:
- Hay dos tipos de facturas: completas (con sus diversas formas: ordinaria, electrónica o recapitulativa) y simplificadas (autorizadas en determinados actividades –sustituyendo los antiguos tickets- y también válidas para las facturas rectificativas).
- Se debe entregar factura cuando el destinatario sea otra empresa o profesional, en las entregas intracomunitarias, en las exportaciones, para la Administración Pública y a los particulares que la soliciten.
- Todas deben ir numeradas de forma correlativa (dentro de cada serie que se establezca para diferenciar cada actividad o establecimiento).
- Se pueden emitir y enviar en diferentes formatos, con la aprobación del destinatario.
- Las facturas, tanto físicas como electrónicas, se deben conservar garantizando siempre su integridad y autenticidad.
Obligaciones como retenedor
Los autónomos afectados son aquellos que realizan pagos a terceros que obligan a aplicar una retención o ingresos a cuenta. Lo más común es el pago de salarios, las facturas de actividades profesionales o por el pago de un alquiler.
Es fundamental el registro de estas cantidades retenidas y el nombre o razón social de aquellos a quienes se hayan practicado porque se deben ingresar trimestralmente en Hacienda a nombre del preceptor correspondiente (trabajadores y otros autónomos o empresas) con los modelos 111 y 115 (y sus declaraciones informativas anuales).
Este registro interno es esencial para manejar una información fiable que permita el control económico y financiero que toda empresa necesita. Merece la pena dedicarle tiempo porque muchos problemas se originan por falta de previsión, especialmente en la gestión de cobros y pagos. En Circulantis, siempre insistimos en que una cosa es vender y otra cobrar.
Como último detalle, resulta ya imprescindible para un autónomo contar con un certificado digital para realizar los trámites, liquidaciones y comunicaciones con Hacienda, la Seguridad Social y el Registro Mercantil.