¿Qué es una licitación Pública y cómo presentarse?

Participar en concursos de licitación pública es una buena oportunidad para distintos tipos de negocios. Algo de lo que se pueden aprovechar los autónomos y pymes.

El contrapunto es que la Administración para contratar debe ser exigente con los requisitos de solvencia económica y técnica de sus proveedores, detallando las condiciones en cada convocatoria.

Aun así, es positivo estar pendiente de las licitaciones que se publican en el ámbito local o autonómico para competir por los contratos de obra, suministro o servicios que ofertan las entidades públicas.

La ventaja de contratar con la administración pública, además de asegurar más volumen de trabajo, es la de contar con un cliente fiable.

Aunque algunas administraciones públicas no son puntuales en el pago lo cierto es que la posibilidad de insolvencia es técnicamente nula. Esto ya es un alivio.

Además, no es necesario esperar a la fecha de pago acordada. Ahora, es posible anticipar el pacto de facturas o certificaciones de la Administración con las nuevas fórmulas online de financiación colectiva. En Circulantis ofrecemos este servicio.

¿Qué es una licitación pública?

La licitación pública es un procedimiento regulado por el cual un organismo público abre un proceso de contratación para la ejecución de una obra o la provisión de un suministro o servicio.

Es un proceso de selección abierto. Pueden participar grandes empresas, pymes o autónomos. En general, cualquier entidad física o jurídica que reúna los requisitos exigidos y que no tenga impedimento para contratar.

Es un procedimiento administrativo muy habitual y la legislación aplicable se instrumenta en el Real Decreto 3/2011, donde se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP), confeccionado para integrar en una sola normativa todas las disposiciones anteriores en materia de contratación.

En las bases de la convocatoria -pliego de contratación- se establecerán las condiciones del concurso. Allí, se especifican las condiciones económicas y técnicas requeridas y cómo será el procedimiento de evaluación de las ofertas y de adjudicación.

Tipos de procedimientos

• Subasta: la oferta económica es el valor determinante para adjudicar el contrato.
• Concurso: además del presupuesto se tendrá en consideración otros aspectos de las empresas participantes (capacidad técnica, cuestiones medioambientales, etc.)
• Obra: construcciones en general.

Formato de la licitación

En la licitación pública se exige publicidad y transparencia. Al contrario que la modalidad de licitación restringida, prevista en determinados casos, en la que se invita a participar a un número reducido de empresas.

Solo podrán licitar las entidades con potestad para ello. El proceso incluye estos pasos:

• Anuncio de la convocatoria.
• Publicación de las bases de licitación: definición de los criterios de valoración y sistema de selección.
• Plazo para la presentación de solicitudes.
• Propuesta de resolución y publicación del resultado.
• Firma del contrato con la empresa adjudicataria o contratista.

Requisitos y fianzas

Modalidad pública

La licitación debe ser publicada y será abierta a todas las empresas en igualdad de condiciones, siempre que cumplan unos requisitos básicos.

Modalidad restringida o privada

Está reservada para casos excepcionales donde se invita a participar a un número reducido de empresas. Por ejemplo:

• Para resolver un contrato disuelto sin haber finalizado el trabajo o para licitaciones públicas que hayan quedado desiertas.
• En casos de emergencia o urgencia.
• Para servicios de naturaleza confidencial.
• Para trabajos en los que solo exista uno, o muy pocos, proveedores.

Es habitual que las empresas tengan que presentar alguna fianza: una provisional para participar y otra definitiva si se adjudica el contrato.

Entre la documentación, los requisitos de solvencia y las fianzas todos los participantes deben disponer de capacidad operativa y liquidez suficiente para licitar con garantías.

La agilidad en los cobros es un valor clave para cualquier negocio. El anticipo de facturas (también las de la Administración) ayuda a dinamizar el flujo de tesorería para ganar solidez financiera.

Licitación en el marco europeo

Por encima de un determinado presupuesto las licitaciones públicas están sujetas a la regulación armonizada dentro del marco europeo. El objetivo es garantizar la libre concurrencia de contratistas de toda la Unión Europea.

Sistema de adjudicación

• Directo, según el criterio establecido.
• Con negociación o en forma de diálogo competitivo.

Una de las características de muchos proyectos licitados es su alto importe económico y también, especialmente en las licitaciones públicas, que se pueden alargar mucho en el tiempo hasta resolverse la convocatoria y poder saber si los gastos de gestión son recuperables.

Si se logra el contrato hay que aumentar los medios técnicos y el personal para afrontar las exigencias del contrato. Resulta vital controlar al máximo los periodos definidos para facturar y los plazos de cobro.

En los proyectos de mayor volumen es prioritario asegurar los ingresos lo antes posible para no poner en riesgo el resto de operaciones y la solvencia general de la empresa.

Recomendamos, en estos casos, financiar las facturas emitidas para anticipar el dinero y ganar liquidez para cumplir los plazos de ejecución.

¿Cuál es el proceso de licitación pública en España?

El procedimiento administrativo de la licitación pública en España está regulado en el Real Decreto 3/2011 que comprende el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP).

En las administraciones debe prevalecer el objetivo de transparencia. Todos los proyectos que se liciten se tramitarán garantizando la igualdad de oportunidades y han de estar orientados a un interés general y no particular.

En concreto, la normativa establece que el procedimiento se regirá por: “principios de publicidad, concurrencia, transparencia, confidencialidad, igualdad y no discriminación”.

Licitación pública España

Fases del proceso:

Fase I. Anuncio

Se publica previamente la convocatoria. El anuncio incluirá una descripción general del proyecto, el presupuesto base y las fechas en las que se publicará el pliego de condiciones. Se anunciará en los diarios oficiales y en la prensa de mayor difusión.

El presupuesto base de licitación es el importe máximo establecido por el órgano de contratación para ejecutar el proyecto, incluye IVA y estará acorde a los precios de mercado.

Fase II. Pliego y bases de la convocatoria

El momento en que se publican las bases de la convocatoria es clave para las empresas. Es importante estudiar bien las condiciones para determinar las posibilidades y planificar las necesidades de financiación.

El pliego de contratación incluye:

• Especificación de las condiciones económicas y técnicas
• Forma y plazos para presentar las solicitudes.
• El presupuesto base.
• Solicitud de garantías y fianzas adicionales.
• Designación del órgano de contratación y de los criterios de adjudicación.
• Otros aspectos contractuales y los motivos de suspensión o cancelación del contrato.
• Anexos e impresos para la solicitud

Fase III. Presentación de propuestas

Si se decide participar hay que ser muy estricto en dos aspectos: cumplir los plazos previstos y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos. De lo contrario, solo se pierde tiempo y dinero.

Fase IV. Revisión de solicitudes y adjudicación

La mesa de contratación revisará las ofertas recibidas y la validez de la documentación presentada. Tras ello, determinará la mejor propuesta –la más ventajosa en términos económicos y técnicos- según los criterios establecidos

Registro Oficial de Licitadores

La legislación española regula las condiciones generales en ciertos casos, sobre todo en la licitación de obras. El artículo 65, apartado 1.a, del TRLCSP expresa:

“Para los contratos de obras cuyo valor estimado sea igual o superior a 500.000 euros será requisito indispensable que el empresario se encuentre debidamente clasificado como contratista de obras de las Administraciones Públicas…”.

La normativa se refiere al “Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas”.

Para ser registrado, un empresario debe acreditar su personalidad jurídica, su capacidad de obrar, su capacitación profesional y su solvencia económica y financiera. Esto le faculta para participar en cualquier concurso.

Para obras de menor volumen y contratos de suministros o servicios no es obligatoria esta acreditación. Se puede concurrir demostrando la solvencia que el licitador indique en las bases.

Administración pública en España

La Administración pública en España se divide en administración central, autonómica y local (ayuntamientos).

Los autónomos y pymes son los principales proveedores de los ayuntamientos, que suelen ser las administraciones que más tardan en pagar. Es importante en estos casos aumentar las medidas preventivas.

El factoring a los ayuntamientos permite adelantar el dinero de las facturas aprobadas y así evitar disgustos. Es arriesgado esperar por un dinero que es fundamental para seguir trabajando.

¿Cómo presentar una licitación pública?

Al planificar cómo presentar una licitación pública hay que asegurar que se cumplen todos los requisitos y después preparar la documentación correspondiente.

En consonancia con la era digital la Administración exige a las empresas que las comunicaciones sean telemáticas y así ocurre también para presentar licitaciones.

De hecho, el formato electrónico es ya el canal obligatorio para emitir cualquier factura a las entidades públicas.

Presentación electrónica

La Plataforma de Contratación del Sector Público pone a disposición de los licitadores la aplicación “Licitación Electrónica” para preparar y presentar las ofertas. La presentación se realiza a través de sobres electrónicos, asegurando la integridad y confidencialidad de las propuestas.

En cada sobre ira la documentación indicada en los pliegos o base de la convocatoria.

Fases de la presentación telemática

Se pueden descargar también etiquetas para la presentación de los sobres de forma presencial cuando sea posible hacerlo.  El cumplimiento de los plazos previstos es esencial.

El criterio de cada Administración depende del tipo de licitación y de las condiciones particulares, aunque hay requisitos obligatorios para todos los casos.

Requisitos básicos

Antes de empezar debes comprobar las restricciones y la principal se refiere a las obras. Como dicta el artículo 65 del TRLCSP (apartado 1.a): “Para los contratos de obras cuyo valor estimado sea igual o superior a 500.000 euros será requisito indispensable que el empresario se encuentre debidamente clasificado como contratista de obras de las Administraciones Públicas…”

Esta condición, recogida en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas, permite acreditar la personalidad jurídica de las empresas licitadoras, su capacidad de obrar, su capacitación profesional y su solvencia económica y financiera.

Para los contratos de suministro o servicio no es necesaria esta clasificación pero sí puede ser exigible demostrar solvencia financiera y capacidad operativa. Además, siempre necesitarás adjuntar una declaración responsable de no tener ningún impedimento legal para contratar.

En todos los casos, es imprescindible que justifiques estar al día en las obligaciones de pago con Hacienda y la Seguridad Social.

Consejos para presentar una licitación pública

1. Lee detenidamente las condiciones y requisitos, tanto los aspectos técnicos como los económicos y administrativos.
2. Mucha atención a los plazos. Cualquier retraso o error en la documentación presentada anula todo el trabajo.
3. Cuando se exija, arregla y justifica el tema de la garantía provisional.
4. Elabora el presupuesto. Es el punto principal y el más delicado. Requiere una perfecta previsión de todos los gastos para asegurar la viabilidad y rentabilidad del proyecto, sabiendo que has de competir con otras empresas

Contrato de licitación pública

El órgano o mesa de contratación es el que se encarga de adjudicar, formalizar el contrato y verificar su cumplimiento.

La empresa adjudicataria debe presentar la documentación acreditativa que se le requiera. Asimismo, deberá entregar, si se ha establecido, la fianza definitiva para la ejecución de los trabajos.

Si todo está en regla se formaliza el contrato (en caso contrario, se podría presentar recurso especial en materia de contratación). El adjudicatario pasa a ser contratista y puede empezar los trabajos o el suministro adjudicado.

Contrato licitación pública

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Por tanto, antes de empezar a trabajar hay que disponer de fondos. Esto implica realizar internamente la planificación necesaria para financiar esas cantidades sin poner en riesgo el resto de la operativa.

Si se logra el contrato es probable que haya que aumentar los medios técnicos y el personal para afrontar el trabajo. Para compensar los gastos hay que estar atento a los periodos de facturación y agilizar el cobro de las facturas aprobadas.

Diferencia entre licitación y adjudicación

Como hemos visto, la diferencia entre licitación y adjudicación se centra en la posición de cada una en el ciclo de contratación:

• La licitación comprende la primera parte de la tramitación e incluye las actividades de publicidad, información del proyecto, bases de la convocatoria, presentación de ofertas y revisión.
• La adjudicación es el paso siguiente. Se inicia con la clasificación de la documentación y finaliza con la firma del contrato, con estas fases:

1. Resolución y notificación provisional a la empresa seleccionada.
2. Confirmación de la documentación y las garantías solicitadas.
3. Adjudicación definitiva y firma del contrato.

El órgano o mesa de contratación es el que se encarga de adjudicar, formalizar el contrato y, posteriormente, verificar su cumplimiento.

A la hora de adjudicar, lo normal es que prevalezca el criterio económico pero también puede ser muy significativos los beneficios adicionales que se aporten al proyecto: como la calidad de los materiales, la funcionalidad y sostenibilidad o un menor impacto medioambiental.