Los gastos importan, y mucho. El dinero bien gastado otorga capacidad operativa, innovación, crecimiento y progreso. Pero también son una carga, reducen el beneficio, pueden generar deuda y, fuera de control, ponen en riesgo el proyecto empresarial.
Es muy importante saber cómo optimizar gastos en una empresa. Sin el control adecuado es muy difícil prosperar. Esta mentalidad hay que integrarla desde el principio. De hecho, los gastos al montar un negocio son el primer coste que hay que optimizar.
Para sostener los gastos es vital contar con una estructura flexible y ágil: con productos que aporten valor y activos corrientes capaces de generar liquidez. Una de las claves es tener un mecanismo eficiente para agilizar los cobros.
En Circulantis, te ayudamos a anticipar las facturas para lograr un mayor equilibrio en tus cuentas. Utilizamos una fórmula de financiación colectiva online para que tengas menos limitaciones gracias a un entorno más libre y con un coste más objetivo.
Índice del artículo
1. Listado de formas de optimizar y reducir gastos en una empresa
1.1 Elaborar un presupuesto de gastos
1.2 Optimizar las compras
1.3 Externalizar servicios (outsourcing)
1.4 Optimizar los gastos de gestión
1.5 Control de cobros y pagos
1.6 Reducir los gastos financieros
1.7 Limitar los gastos y riesgos comerciales
1.8 Optimizar el inventario
1.9 Invertir en tecnología
1.10 Flexibilizar los gastos estructurales
1.11 Cultivar una disciplina de ahorro en toda la organización
1.12 Revisar la estrategia de negocio
Listado de formas de optimizar y reducir gastos en una empresa
Para conseguir un mejor resultado en la optimización de costes hay que trazar una línea estratégica y afrontar con determinación todos los cambios necesarios.
La contribución del personal de la empresa es decisiva. Hay hábitos de trabajo y resistencias que puede ser difícil cambiar, pero es imprescindible motivar a todos para alcanzar una mayor eficacia operativa.
Este es un listado de medidas para optimizar gastos y controlar los puntos más críticos de una empresa.
Elaborar un presupuesto de gastos
El presupuesto es la guía clave para reducir costes. Es importante tener una referencia para evaluar las acciones y revisar los resultados. El presupuesto debe ser realista, definiendo perfectamente las vías de ingreso y reconociendo todos los gastos:
- Comprensión de los gastos, origen y funcionalidad
- Posición estratégica: medidas de planificación, revisión y control.
- Adjudicar responsables en cada área y hacer evaluaciones mensuales o trimestrales para corregir desviaciones.
Optimizar las compras
El núcleo central de los costes operativos son las compras de bienes y servicios. Hay que evaluar las necesidades reales y mejorar los criterios de compra y la selección de proveedores. Se puede ahorrar bastante dinero:
- Revisando acuerdos con los proveedores y buscando alternativas.
- Negociando mejores precios, descuentos y plazos de pago.
- Definiendo la política de compras en un marco más global y sin intermediarios.
- Colaborando con otras empresas con necesidades comunes de suministros y servicios para crear sinergias. La unión hace la fuerza.
Externalizar servicios (outsourcing)
La normativa es muy exigente con los autónomos y pymes: prevención de riesgos laborales, ley de protección de datos, registros, licencias, seguros, impuestos, auditorías…
Suele ser mejor externalizar servicios a través de compañías especializadas, con medios y personal adecuado para cumplir las obligaciones administrativas.
Los contratos hay que adaptarlos a lo que cada empresa necesita, descartando modelos estandarizados. Cualquier gestión que cueste más hacerla internamente que contratarla puede ser externalizada.
Optimizar los gastos de gestión
El tridente principal en la gestión de cualquier empresa lo forman el área fiscal, la gestión laboral y la contabilidad empresa. Se puede optimizar:
- Fiscalidad. Examinar el marco legal para reducir impuestos y aprovechar las deducciones existentes.
- Gestión de personal. Revisar las categorías profesionales y no dejar pasar las bonificaciones en la contratación o en las cotizaciones sociales.
Estar al tanto de la normativa y cubrir estas tareas correctamente evita costes extras y sanciones administrativas.
Control de cobros y pagos
A la par del presupuesto general es esencial realizar un presupuesto de tesorería. Incluirá todas las entradas y salidas de efectivo (cobros y pagos) con sus fechas de vencimiento.
Una gestión eficaz de las cuentas a cobrar y pagar anticipa problemas de liquidez y corrige desviaciones para no sumar deuda en el futuro.
Además de ayudar a controlar la liquidez y la solvencia, este presupuesto visibiliza mejor todos los pagos reales.
Reducir los gastos financieros
Hay que analizar correctamente las necesidades de financiación (actuales y futuras) para reconducir la deuda. El coste de algunos préstamos, líneas de crédito, tarjetas y ciertas comisiones son evitables con una gestión financiera más eficaz.
Es muy recomendable diversificar las fuentes de financiación. Hoy existen soluciones alternativas (crowdlending) que se deben conocer y probar para superar los sobrecostes de la operativa tradicional bancaria.
Limitar los gastos y riesgos comerciales
Para ganar margen comercial hay que reducir los costes de las ventas y negociar gastos compartidos en logística y transporte. Otro punto crítico son las disputas comerciales.
Es necesario –y da buena imagen- cumplir las obligaciones contractuales, facturar correctamente y solicitar medios de cobro fiables (como los pagarés). De esta forma, se reducen las reclamaciones e impagos de los clientes.
Lo mismo hay que exigir a los proveedores. Es muy costoso, en tiempo y dinero, sufrir retrasos, recibir mercancía defectuosa o incorrecta, tener que devolver el material y no poder cumplir los encargos de los clientes.
Optimizar el inventario
La mercancía parada está muy expuesta al deterioro, rotura u obsolescencia. Además de estas pérdidas, se suman los gastos de almacenaje, limpieza y conservación. Hay que regular los stocks mínimos y máximos de cada producto según su demanda.
Para las existencias más antiguas y de difícil salida hay que buscar soluciones imaginativas o descuentos especiales para recuperar, al menos, parte del dinero y no incurrir en más costes.
A medio plazo, conviene racionalizar la política de producción o reaprovisionamiento, eliminando aquello que no aporta valor al cliente y adaptándose mejor al mercado.
Invertir en tecnología
La tecnología no solo ahorra costes, también mejora la eficiencia y la productividad. La operativa en la nube (could computing) y las aplicaciones agilizan muchos de los procesos más habituales.
La tecnología mejora todas las áreas y, desde hace unos años, también facilita el acceso a nuevas formulas de financiación más flexibles y rápidas (como el crowdlending).
Flexibilizar los gastos estructurales
Siempre es aconsejable aligerar la organización y analizar si es mejor alquilar que comprar para compensar un exceso de activos fijos (más costosos financieramente).
La flexibilidad es esencial para adaptarse a los cambios de demanda, los flujos de efectivo y las necesidades comerciales.
Para maquinaria, equipos o vehículos el leasing o renting tiene ventajas fiscales y ayuda a controlar mejor el uso y el coste de los activos.
Cultivar una disciplina de ahorro en toda la organización
Hay que concienciar, premiar y motivar una participación activa en la búsqueda de soluciones para lograr más con menos:
- Fortalecer la conciencia colectiva hacia hábitos de optimización de recursos.
- Apostar por instalaciones y equipos con eficiencia energética.
- Reciclar y reducir gastos generales y de oficina: papel, teléfono, agua, luz, etc.
Revisar la estrategia de negocio
La planificación a medio y largo plazo tiene que ir más allá de la reducción de costes operativos. Si hace falta hay que replantearse también la estrategia, objetivos y metas de la compañía:
- Revisar las líneas de negocio y el catálogo de productos y servicios: cómo se puede aportar más valor.
- Eliminar las líneas de producción, mercados o clientes improductivos.
- Redimensionar los locales de negocio y otros activos fijos.
Tabla resumen: Optimizar gastos empresa
| Medidas de optimización de gastos (de menor a mayor tiempo de ejecución) | ||
| Acciones rápidas | Operaciones corrientes | Planificación estratégica |
| · Elaborar un diagrama de flujos de trabajo y los gastos asociados. · Mejoras directas en los procesos de baja complejidad. · Medidas de planificación marcando ramos de control. · Optimizar las compras · Control de cobros y pagos. | · Mejorar actividades y procesos · Eliminar acciones de poco valor · Implementar servicios compartidos · Outsourcing para actividades de soporte · Reducir costes de ventas y riesgos comerciales. · Revisión gastos financieros | · Unificar procesos basados en un mismo enfoque · Redimensionar la estructura de la organización: activos fijos, costes estructurales… · Integrar la tecnología en toda la empresa · Revisar líneas de negocio y estrategias de servicio · Cultivar la excelencia operativa |
Terminamos recordando que optimizar no es simplemente reducir gastos. Es un objetivo que debe ir alineado a la estrategia de negocio, sin perjudicar el trabajo de los empleados ni el potencial de crecimiento de la compañía.
La motivación de la dirección para ser más eficientes es el mejor estímulo para impulsar al resto del equipo. La meta es implantar una cultura de mejora continua para alcanzar la excelencia operativa.