¿Cuáles son los gastos al abrir un negocio?

Sin entrar en detalles, porque cada proyecto empresarial es un mundo, a la hora de valorar los gastos para abrir un negocio se pueden analizar varios conceptos comunes para la mayoría de emprendedores.

Para empezar con buen pie, una de las mejores herramientas es elaborar un buen plan de empresa. A veces se hace de forma superficial y no se analizan todos los gastos y condicionantes, lo que conduce a sorpresas poco agradables.

En Circulantis, llamamos la atención de algunos puntos importantes que se suelen minimizar: no valorar bien el tiempo que se puede tardar en obtener beneficio, subestimar el pago de impuestos y no prestar suficiente atención a la tesorería.

¿Cómo abrir un negocio?

Un buen emprendedor debe ser plenamente consciente de todos los gastos a tener en cuenta al abrir un negocio. Esta previsión es la base para una buena planificación y de ello depende en gran medida el futuro del proyecto.

Al pensar cómo abrir un negocio y los gastos que supone hay que tener en cuenta también las etapas previas. Ahí ya nacen los primeros desembolsos: estudio, asesoría y planificación:

• La idea de negocio. Es la semilla de todo. El germen que constituye el elemento innovador o diferenciador que debe construir todo lo demás. El éxito puede depender de anticipar una necesidad y entrar en el momento adecuado.

• Estudio de viabilidad. El plan de empresa es un informe completo de todo el proyecto. Implica un estudio de mercado y el asesoramiento para analizar la viabilidad económica y financiera, las fuentes de financiación o la estimación de ingresos y gastos.

• Constitución y alta en Hacienda y la seguridad social. Antes de la puesta en marcha hay que realizar los trámites administrativos legales: constitución y registro, alta en el censo de empresarios (modelo 036-037) y alta en la seguridad social.

Constitución: ¿Cuánto cuesta abrir un negocio en España?

Un estudio de la compañía Ad&Law, realizado el año pasado y centrado en cómo abrir un negocio en España, analizó los costes de constitución y de alta. El resultado es un coste medio para constituir una sociedad que se sitúa entre 4000 y 5000 euros.

A partir de ahí, cada una debe sumar lo que necesite para la puesta en marcha: inversión, mercancía, alquiler del local, costes laborales, etc. Una planificación que veremos en el siguiente capítulo.

Gastos de constitución como Sociedad

• Capital social. Una sociedad limitada, la más sencilla, exige legalmente que los socios presenten un capital mínimo de 3000 euros, desde el primer momento. La ventaja es que se puede aportar con dinero efectivo o con bienes para la sociedad.

• Notaría y registro. Son costes obligatorios para constituir una sociedad y registrarla. Dependen mucho del despacho y la ciudad. Hay que sumar: gastos de notaría (entre 150-350 euros), los de registro (200-450 euros) y la legalización de libros (en torno a 50 euros).

• Seguridad Social. De los socios, al menos uno debe ser autónomo societario. Esto le obliga a darse de alta como autónomo en la seguridad social. El coste de esta modalidad para 2019 es de 365,23 euros cada mes.

• Impuestos locales. Los tributos locales suelen ser la primera carga fiscal de una empresa. Sobre todo, las tasas por la licencia de la actividad, por la apertura del local, los tributos locales (IBI, IAE) o el alta y recibos de agua, residuos, etc.

• Impuestos nacionales. El impuesto de sociedades, en general, no requiere realizar pagos a cuenta durante el primer ejercicio, pero sí la liquidación anual. Además, están las declaraciones trimestrales de IVA y retenciones.

Sumando capital, constitución, registro, tributos locales y seguridad social lo normal ya es situarse por encima de los cinco mil euros. Lo positivo es que es un importe compartido entre los socios.

Gastos constitución como autónomo

Un autónomo se puede dar de alta sin gastar nada, salvo que opte por una gestoría para los trámites. En todo caso, no se le exige ningún capital social ni gastos de registro.

La parte negativa es que debe afrontar sólo todos los gastos y responde de las deudas con todo su patrimonio (en una S.L. la responsabilidad está limitada al capital aportado).

• Seguridad Social. Si se empieza este año y se puede optar a la tarifa plana serán 60 euros al mes. Los que no tengan esta bonificación, tendrán que pagar 283,3 euros al mes (la cuota mínima).

A partir de los 48 años la base mínima es más alta y la cuota mensual también (305,55 euros la mínima).

• Impuestos. Las obligaciones a nivel local son similares.

A nivel nacional, los pagos son trimestrales: IVA, IRPF y retenciones.

Aunque el primer año el IVA o el IRPF puedan ser negativos las retenciones siempre hay que pagarlas. Por ejemplo, las retenciones en las facturas del arrendador del local de negocio o las aplicadas en las nóminas de los trabajadores.

Planificación: análisis de la inversión y los costes operativos

Son demasiados los autónomos y pymes que cierran en los primeros años de vida y muchas veces tras ello se esconde una mala planificación financiera.

Una de las claves es analizar cuánto se tardará en alcanzar el punto de equilibrio o umbral de rentabilidad (break-even). Es el momento a partir del cual el negocio empieza a ser rentable y el nivel de ingresos cubre todos los costes (operativos y financieros).

Hasta ese momento, hay que saber sobrevivir. Mantener efectivo suficiente y financiarse de forma proporcionada, bien con recursos propios o con recursos ajenos. Siempre buscando el equilibrio presupuestario.

En la planificación de la puesta en marcha hay que examinar los tres pilares básicos de la estructura económica y financiera:

1. Plan de inversiones y de financiación
2. Previsión de resultados (estructura y viabilidad económica).
3. Presupuesto de tesorería (estructura y solvencia financiera).

Plan de inversiones y financiación

En el periodo inicial, el total de inversiones debe ser igual al de financiación (Inversión = Financiación).

La gestión del pago a proveedores es un buen elemento de financiación externa y gratuita, gracias a los aplazamientos que se consiguen en el pago.

Ejemplo de composición de un plan de inversiones y financiación.

CUADRO DE INVERSIONES	INICIAL	AÑO 2	AÑO 3
INMOVILIZADO INMATERIAL
Aplicaciones informáticas y diseño web
Derechos de traspaso
INMOVILIZADO MATERIAL
Equipos informáticos
Terrenos o construcciones
Maquinaria
Mobiliario
Transporte
Existencias
TESORERÍA
TOTAL DE INVERSIONES

 

CUADRO DE FINANCIACIÓN	INICIAL	AÑO 2	AÑO 3
RECURSOS PROPIOS
Capital social
ACREEDORES A LARGO PLAZO
Préstamos a largo plazo
Proveedores de inmovilizado
Arrendamiento financiero
(renting o leasing)
ACREEDORES A CORTO PLAZO
Proveedores
Préstamos a corto plazo
Administraciones Públicas
TOTAL FINANCIACIÓN

Previsión de resultados

Se trata de estimar los ingresos y gastos en los primeros años. Los gastos fijos son independientes de los ingresos y los variables evolucionan en proporción al volumen de producción y ventas.

CUENTA DE RESULTADOS	AÑO 1	AÑO 2	AÑO 3
Ventas y prestación de servicios
Costes variables
Consumo materias primas o existencias
Mano de obra directa
Otros gastos de fabricación y venta
MARGEN BRUTO SOBRE VENTAS
Costes fijos
Arrendamiento
Comunicación
Transportes
Servicios profesionales independientes
Suministros (agua, luz, internet…)
Gastos oficina
Reparaciones y mantenimiento
Tributos
Amortizaciones
Gastos financieros
BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS
Impuestos
BENEFICIO DESPUÉS DE IMPUESTOS

Ingresos: una venta solo culmina cuando se cobra y es fundamental hacerlo en el menor tiempo posible, más aún al principio. Una medida segura es solicitar pagarés a los clientes. Son  derechos de cobro fiables y existen alternativas rápidas para  descontar pagarés y adelantar el dinero pendiente.    

Presupuesto de tesorería

La tesorería es el dinero en efectivo. Un elemento básico para cumplir las obligaciones y ganarse la confianza del mercado (inversores, proveedores, empleados…).

Este presupuesto debe tener como objetivo garantizar siempre la liquidez. Se puede hacer anual, mensual (como este ejemplo) o diario: más directo y efectivo.

PRESUPUESTO DE TESORERIA	MES 1	MES 2	…..	MES 12	PENDIENTE	TOTAL
SALDO INICIAL
Cobros por ventas y servicios
Devolución IVA
SALDO INICIAL + INGRESOS
Pagos
Compras
Gastos variables
Gastos fijos
Gastos financieros (intereses)
Devolución préstamos y deuda
Renting y leasing
Pago por IVA
Pagos de otros impuestos
Otros pagos
TOTAL PAGOS
SALDO FINAL

Con el negocio ya en marcha hay que ajustar el presupuesto según los resultados reales.

Si se prevé algún déficit en algún momento por falta de liquidez hay que plantearse correcciones inmediatas: adelantar cobros, retrasar pagos, reclasificar la deuda, reducir gastos o vender activos innecesarios.

Si no se pueden afrontar los pagos inmediatos todo se puede venir abajo muy pronto.  Es una situación que se retroalimenta con rapidez y está detrás del cierre de muchos negocios.