¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Cumplir la normativa contable es obligatorio para todas las sociedades mercantiles (anónimas y limitadas) y un recurso muy práctico para los autónomos que quieran mejorar el control de sus cuentas y operaciones.

Aunque la contabilidad de una empresa pueda resultar al principio un poco confusa a la hora de entender cómo realizar los asientos o el método de partida doble, en el fondo, supone una metodología reconocida y útil para el control económico y financiero. Permite evaluar cada elemento y su estructura, sirve para detectar fortalezas y riesgos y ayuda a tener una visión más amplia y objetiva de las necesidades en cada momento.

Desde Circulantis, queremos ampliar las fuentes de financiación para una empresa, con una metodología innovadora y accesible, facilitando la negociación de los activos comerciales y el anticipo de facturas, ayudándote a saber cómo llevar la contabilidad de una empresa.

Cobrar con agilidad es una de las mejoras garantías para ganar liquidez, seguridad y solvencia.

¿Qué se entiende por contabilidad de una empresa?

La contabilidad se basa en el registro de todas las operaciones que realiza una sociedad, anotando también cada cambio que se produzca en el estado de las mismas.

Uno de sus objetivos es clasificar, medir y analizar -a través de la composición de las cuentas- las masas patrimoniales,  el nivel de endeudamiento y la solvencia económica y financiera.

La “cuenta” es el eje central de todo el proceso. Su función es definir, codificar y cuantificar cada elemento que utilice la empresa, con todo el desglose que necesite. Se agrupan, por capítulos, en dos grandes secciones con el mismo valor.

Activo (A)

Recoge las cuentas que reflejan en que se ha invertido el dinero de la empresa: bienes y derechos. Se divide en activo fijo (instalaciones y otros bienes) y activo circulante (tesorería, existencias y derechos de cobro).

Pasivo (P)

Integra las cuentas que explican de donde salen los recursos que financian los activos, es decir, sus obligaciones y deudas. Se divide en patrimonio neto (capital y beneficios) y pasivos ajenos (fondos externos que hay que retribuir).

Balance contable

Estas dos agrupaciones son los pilares para hacer un balance contable. La fórmula A=P se asienta en el principio de que no hay partida sin contrapartida (método de partida doble).

La contabilidad representa una fuente de información esencial, a nivel interno y externo. Una de sus ventajas es poder determinar los resultados por períodos, lo que ayuda a comparar los valores en el tiempo y evaluar las medidas que se han tomado o las que se podrían tomar en el futuro. Un análisis fiable asegura una mayor objetividad y eficiencia en la toma de decisiones.

Además, el resultado contable es la base para la liquidación del impuesto sobre sociedades, ajustando algunas partidas. Una razón más para cumplir los requisitos normativos.

¿Qué operaciones hay que contabilizar?

Cualquier hecho económico de la empresa (transacción, cambio o regularización) se debe cuantificar y contabilizar.

Es la única manera de asegurar que los resultados ofrecen una imagen fiel de la situación de la compañía.

Se recogerá cada modificación que se produzca en las cuentas de activo y de pasivo, y también la contabilidad de gastos e ingresos de la actividad, que se trasladarán a la cuenta de pérdidas y ganancias para obtener el resultado final del ejercicio.

El Balance y la Cuenta de pérdidas y ganancias configuran los principales estados financieros y son el núcleo de información para el análisis y la toma de decisiones. Que su contenido sea representativo y fiel depende directamente de que se contabilicen adecuadamente todas las operaciones.

En el registro contable hay que seguir siempre el mismo criterio (principio de uniformidad) y cumplir el principio de devengo: registrar cada movimiento cuando ocurre, independientemente de que pueda generar un pago o cobro más adelante.

Estas son las operaciones generales que hay que contabilizar según su origen:

• Actividad comercial: facturación de clientes y proveedores.
• Gastos e ingresos: fundamentales para gestionar la liquidez de la empresa.
• Operaciones financieras: préstamos, líneas de crédito o descuento comercial.
• Valoración de existencias: recuento y valoración de existencias, materias primas y otros productos.
• Inmovilizado material e inmaterial: adquisiciones, traspasos y regularización de bienes tangibles e intangibles, aplicando periódicamente su amortización y depreciación.
• Capital propio: cambios en el capital social, subvenciones y reservas.

¿Qué son los asientos contables y cuáles son los básicos?

Los asientos son el sistema que permite el registro de las operaciones cuantificando los cambios en las cuentas.

Cada asiento se identifica por su número y fecha. Son los que garantizan el principio de partida doble y por eso se construyen registrando las movimientos en dos partes (la izquierda o “Debe” y la derecha o “Haber”).

Cada anotación sirve para indicar la modificación que se ha producido y el importe de la misma. La suma de ambas partes tendrá el mismo importe, un asiento nunca debe quedar descuadrado.

En general, el Debe registra lo que la cuenta recibe y el Haber lo que entrega. Otro modo de verlo es seguir este criterio:

• Las cuentas de activo y gastos son deudoras -> nacen y crecen en el Debe y disminuyen en el Haber. Las de pasivo/ingresos/patrimonio son acreedoras y actúan en sentido contrario.

Por tanto, las pautas básicas para crear un asiento son:

• Saber que cuentas intervienen y de qué tipo son.
• Cuantificar la variación de cada una, su aumento o disminución.

Ejemplo:

En este asiento de una factura de venta a crédito el activo y pasivo aumentan, cada uno por su lado.

Los asientos más importantes son aquellos que forman parte de la actividad diaria de cualquier negocio:

1. Registro de facturas (emitidas y recibidas): según el modo de pago, más todos los cambios o riesgos de insolvencia que pudieran darse.
2. Financiación: préstamos (separando cuotas e intereses), anticipos de facturas y arrendamientos financieros (renting o leasing).
3. Impuestos: Devengo y liquidación de los mismos.
4. Cobros y pagos sobre las cuentas de tesorería (caja y bancos): facturas, suministros, nóminas y seguridad social, intereses, seguros, alquileres y otros gastos e ingresos.
5. Ajustes de regularización y periodificación: amortizaciones, provisiones, inventarios y cambios de partidas de largo a corto plazo.

Herramientas para llevar la contabilidad de una empresas

Hoy en día, las aplicaciones informáticas son de gran ayuda para gestionar la contabilidad de una empresa. Además, está la versatilidad que aportan las hojas de cálculo para adaptarlas a distintas necesidades.

Lo más importante es aplicar los medios adecuados para asegurar el mayor control posible de todas las operaciones que se deben contabilizar.

Es oportuno familiarizarse con estas herramientas y procedimientos:

Programas de facturación

La facturación es una tarea esencial porque es el justificante principal de los ingresos del negocio. Hay que controlar muy bien las entregas realizadas, emitir correctamente las facturas y entregarlas a tiempo a los clientes para evitar demoras en los pagos.

Presupuesto y previsión de tesorería

Sirve para realizar una proyección de todos los cobros y pagos con sus fechas previstas. Con esta base y la revisión de los extractos bancarios  estará todo controlado para contabilizar las salidas y entradas de dinero sin que falte nada.

Planificación fiscal

La gestión de los impuestos y los periodos de pago es un capitulo clave. A nivel contable, el IVA y el impuesto de sociedades (IS) son el foco de atención. En el IS, es primordial realizar un buen ajuste contable para optimizar el pago y preparar el asiento correspondiente sin fallos.

Control de existencias e inventario.

Un sistema de entradas y salidas que alerte de la falta de stocks y ayude a calcular las cantidades y valoración de los productos. Cuando haya que realizar el asiento de regularización de existencias será más fácil.

Tablas de amortización

Para los elementos amortizables es muy útil llevar un registro aparte para saber cuánto se debe contabilizar en cada momento.

Algunas de estas herramientas vienen incorporadas en los programas de contabilidad pero también se pueden ejecutar de modo independiente.

Consejos para llevar la contabilidad de una empresa

Especialmente en las pequeñas y medianas empresas (pymes) es fundamental que sus gestores tengan formación y habilidades para saber cómo llevar la contabilidad de una empresa pequeña y aprovechar las ventajas de la información obtenida.

Estos son algunos consejos prácticos:

1. Cuidar la documentación. Tener todo el papeleo ordenado y en regla es básico para computar cualquier operación: facturas, albaranes, medios de pago, contratos de servicio, extractos bancarios, etc.
2. Tener claros los conceptos y simplificar el cuadro de cuentas. Hay que entender el funcionamiento de las cuentas y utilizar solo la codificación necesaria. Es muy recomendable no demorarse al realizar los asientos y llevar las tareas al día.
3. Dedicar atención a las tareas principales. Gestión de tesorería, facturación, existencias, planificación fiscal, operaciones de financiación, etc.
4. Control estricto de gastos e ingresos. De ello depende el resultado final del ejercicio y el pago de impuestos. Hay que intentar cobrar lo antes posible para cubrir las obligaciones diarias.
5. Utilizar aplicaciones funcionales. Lo que resulte más cómodo y práctico para crear facturas, gestionar la tesorería o analizar los resultados.
6. Consultar las dudas con profesionales. Hay casos puntuales que pueden generar dudas sobre como registrarlas. Lo mejor es pedir asesoramiento profesional.

En resumen, la contabilidad no es solo una obligación también es un gran recurso para obtener información y potenciar el negocio con decisiones más eficientes.

Muchos fundamentos de la gestión empresarial –análisis de balances, ratios de liquidez y solvencia, control de costes- toman como base la información contable, por tanto, es importante esforzarse para que todo esté bien registrado y reporte así datos valiosos.