La obligación de contabilizar todas las operaciones, siguiendo las pautas del Plan General Contable (PGC), puede ser un procedimiento algo pesado para muchas pymes. Sin embargo, más allá de esa exigencia, los resultados que se obtienen, como el balance contable, ofrecen una información muy valiosa para entender mejor la situación económica de la empresa.
El balance proporciona detalles relevantes en muchos aspectos, uno de ellos es saber cómo se está gestionando la facturación de una empresa. En Circulantis, desde nuestra plataforma online de financiación colectiva, ofrecemos una alternativa eficaz en este sentido para agilizar los cobros de las facturas aplazadas y fortalecer la capacidad productiva.
La información contable es una de las referencias que tienen los inversores para evaluar la salud financiera de una compañía y define, en parte, el riesgo que asumen a la hora de conceder financiación. Una estructura empresarial equilibrada y solvente ofrece más confianza.
¿Qué es el balance contable?
Este informe, también llamado balance general o de situación, muestra el estado económico y financiero de una empresa en una fecha concreta y es un documento clave para la gestión empresarial. Forma parte, además, del grupo de cuentas anuales (junto a la cuenta de pérdidas y ganancias o la Memoria) que se deben depositar en el Registro Mercantil.
Se representa estructurado en dos secciones principales. En una parte se sitúan las cuentas del activo (A) y en otra las de pasivo (P) y del patrimonio neto (Pn).
Dicho de otro modo, por un lado se expresa lo que tiene la empresa (bienes y derechos) y del otro cómo lo ha conseguido (con recursos propios -capital social y beneficios- y financiación externa –deuda-).
Uno de los fundamentos para entender cómo se hace un balance contable es el principio de partida doble para registrar cada asiento. Esto implica que los dos bloques deben tener el mismo importe, cumpliéndose la ecuación:
A=P+Pn
¿Cómo hacer un balance contable? Pasos a realizar
Para saber cómo hacer un balance general indicamos estos diez pasos:
- Respetar la estructura del informe. Con las dos secciones principales y los capítulos fundamentales de cada una.
- Establecer la fecha de referencia. Es esencial que todas las facturas y operaciones (como las amortizaciones, regularizaciones o provisiones) realizadas hasta esa fecha estén correctamente registradas para que los valores obtenidos sean fiables.
- Determinar el nivel de agrupación. Se puede hacer un balance contable sencillo, solo con algunos apartados básicos o realizar un desglose más amplio con partidas intermedias.
- Crear capítulos diferenciados para el corto y largo plazo. Es importante separar el activo fijo (de utilización a largo plazo) del circulante o corriente (de uso efectivo en el año). Lo mismo con el pasivo, separando la parte de deuda a pagar antes de un año de la que tiene vencimiento superior.
A continuación, llega el turno de preparar las dos secciones del informe incorporando las cuentas elegidas con una columna para los saldos y los subtotales necesarios:
- Activo fijo (Af). Son cuentas del grupo 2 y se suele distinguir:
- Inmovilizado material: maquinaria, locales, terrenos, mobiliario o vehículos
- Inmovilizado inmaterial o intangible: patentes o aplicaciones informáticas.
- Inversiones financieras a largo plazo.
- Activo circulante (Ac). Incluye cuentas de los grupos 3, 4 y 5.
- Existencias de productos y materias primas
- Acreedores y deudores comerciales (clientes que pagan las facturas a plazo).
- Tesorería: efectivo en caja y cuentas corrientes.
Los pagarés son títulos muy sólidos para asegurar las operaciones comerciales. Para adelantar el cobro de facturas se pueden descontar pagarés en el banco u optar por nuestra plataforma de crowdlending, que es muy transparente en la operativa y el control del coste.
- Patrimonio Neto (Grupo 1). Suele reflejar:
- Capital social, la contribución de los socios.
- Subvenciones.
- El resultado del ejercicio actual y anteriores (cuenta de pérdidas y ganancias), que minorará o aumentará el patrimonio según el caso.
- Pasivo fijo (Grupo 1). Representa las deudas financieras (préstamos) y otras obligaciones a devolver a largo plazo.
- Pasivo circulante (grupos 4 y 5). Son las deudas a pagar a corto plazo, por ejemplo:
- Comerciales, facturas que se deben a los proveedores.
- Financieras, con entidades de crédito.
- Impuestos pendientes de liquidación.
- Calcular los totales y subtotales. Identificar cada grupo y capítulo con las sumas parciales y totales correspondientes. El total de cada sección debe coincidir:
A=P+Pn
Los balances se suelen confeccionar para obtener resultados mensuales, trimestrales y anuales; y poder compararlos entre sí. También son muy útiles para contrastar los datos con otros elaborados en ejercicios anteriores para ver cómo han evolucionado las partidas más importantes.
Para tener un balance fuerte hay que cuidar la solvencia y productividad de los activos, especialmente el circulante que debería cubrir los gastos y las obligaciones a corto plazo. Si no es así puede haber problemas.