¿Cómo contabilizar facturas intracomunitarias?

El mercado global es un desafío para las pymes, pero hay que afrontarlo con positividad porque también ofrece oportunidades fuera de nuestras fronteras. Si se opta por los países de la Unión Europea como socios comerciales es esencial conocer cómo contabilizar las facturas intracomunitarias para ejercer una gestión profesional y evitar problemas administrativos.

En los envíos al exterior es habitual incurrir en más gastos. En Circulantis, gestionamos de forma online el anticipo de facturas para las ventas con pago aplazado. Así recuperas el dinero más pronto: es ágil, cómodo y con un coste transparente.

¿Qué es una factura intracomunitaria?

La factura intracomunitaria es el documento que refleja las operaciones comerciales entre empresas de países miembros de la Unión Europea (UE). Como autónomo o pyme, estarás realizando una operación intracomunitaria cuando al vender o comprar tu cliente o proveedor pertenece a otro país de la UE.

Como es preceptivo, el vendedor debe documentar la operación con la factura correspondiente:

Para gestionar estas facturas, tanto las emitidas como las recibidas, hay que tener en cuenta, sobre todo, estas cosas:

  • Solicitar en Hacienda la inclusión en el Registro de Operaciones Intercomunitarias (ROI), con el modelo 036 de declaración censal. La solicitud, una vez aprobada, te adjudica un NIF intracomunitario (ES-NIF) para identificarte dentro de la UE como operador autorizado.
  • Comprobar que tu cliente o proveedor también está registrado en su país. Se puede hacer consultando el censo VIES, en la web de Hacienda.
  • Contabilizar correctamente el IVA de este tipo de operaciones.
  • Presentar los modelos de liquidación e información que sean necesarios para estos casos.

Uno de los modelos propios que es obligado presentar es el 349: “Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias”. Su presentación es mensual, trimestral o anual según el volumen de operaciones.

¿Cómo se contabilizan?

Como cualquier factura, se debe incluir en el Libro de registro correspondiente: de facturas emitidas o recibidas. A nivel contable, es aconsejable utilizar cuentas específicas para este tipo de intercambios, especialmente si se aplica IVA. Los importes organizados y separados permiten cubrir mejor los modelos tributarios.

Para contabilizar una factura intracomunitaria hay que tener en cuenta el tipo de operación y diferenciar las entregas de las adquisiciones, porque la forma de contabilizar cambiará en relación al IVA, que es el elemento fundamental.

El aspecto más relevante es que las transacciones comerciales entre empresas registradas como operadores comunitarios están exentas de IVA para ambos.

Entregas de bienes y servicios

Como vendedor:

  • En las entregas intracomunitarias, hacia clientes registrados, al emitir la factura NO hay que incluir ninguna cuota de IVA ni se realiza ninguna contabilización del impuesto. Es una operación exenta.
  • Si vendes a un particular o una compañía no registrada se pierde la exención. La venta tributa en el país de origen y, por tanto, debes incluir el IVA que te corresponda en la factura. Habrá que contabilizarlo así y tratarlo como IVA repercutido en el modelo 303 de liquidación del impuesto.

Adquisiciones de bienes y servicios

Como comprador:

  • En las adquisiciones intracomunitarias, aunque en la factura que recibas no se incluya el IVA, por estar exento, sí se debe calcular y reflejar de modo contable. Se trata de un apunte de efecto neutro ya que esa cuota de IVA se anota a ambos lados del asiento y por el mismo importe: en uno como IVA soportado y en otro como IVA repercutido.

Puedes crear una cuenta específica para cada uno, por ejemplo: (47X) IVA Soportado, adquisiciones intracomunitarias.

Se debe reflejar también este detalle en el modelo 303, en la sección IVA Devengado (casillas 10 y 11) y la sección IVA soportado (36 y 37). Es un dato informativo sin efecto para la liquidación.

  • Si tu proveedor no está registrado debe incluir el IVA en la factura y hay que pagarlo. Este IVA soportado solo se puede recuperar a través del modelo 360: “Solicitud de Devolución de IVA en otros estados miembros”. Conviene trabajar con empresas habilitadas para el comercio comunitario.

Ejemplo de factura intracomunitaria

En las facturas que emitas a clientes europeos se debe ser lo más estricto posible. Estos son algunos detalles específicos como ejemplo de factura intracomunitaria, empezando, si es posible, por traducirla al idioma del cliente.

  • Número de factura: hay que aplicar una serie y numeración diferente para estas facturas, de forma correlativa.
  • Fecha de factura: esta fecha siempre es esencial para la contabilidad, la gestión fiscal o como referencia en el plazo de pago.
  • Identificación: indica tu denominación completa, con el NIF y código de país adjudicado. La misma concreción para identificar a tu cliente.
  • Concepto: la relación detallada de todos los productos o servicios suministrados: fechas, cantidades e importes. Adjuntar toda la documentación necesaria; con albaranes, documentos de transporte, etc.
  • Si la operación no incluye IVA hay que indicar, de forma clara y visible, que está exenta. Si es posible, añadir la normativa europea que así lo regula.
  • Forma de pago: es un dato clave. Con un cliente externo es más importante negociar y garantizar un medio de pago fácil de gestionar.

En algunos países europeos la regulación en cuanto a los plazos de pago es rigurosa. Eso facilita las cosas para cobrar pero exige más a la hora de pagar. En Circulantis te ayudamos a gestionar mejor la liquidez y la tesorería de tu negocio para reducir los riesgos de solvencia.

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