Guía – Modelo 340

El modelo 340 es una de las declaraciones informativas relacionadas con el Impuesto de Valor Añadido (IVA). No implica liquidación ni pago, su función es meramente informativa y está desarrollado, especialmente, para incorporar los datos de los libros de registro de IVA de las empresas, con la relación de todas las facturas. También se emplea para comunicar otras operaciones realizadas con terceros.

Su reglamento se aprobó a finales del 2008, aunque su inclusión efectiva no se produjo hasta unos años después. A pesar de ser tan reciente su ámbito de acción ya se ha visto bastante reducido tras la puesta en funcionamiento del Suministro Inmediato de Información (SII) para la gestión del IVA, desde julio del año pasado. Este nuevo sistema tiene el mismo objetivo, respecto a las facturas, que el modelo 340 y lo cumple de un modo más rápido.

La liquidación del IVA le exige a las compañías ganar eficacia en la gestión de los cobros y, desde Circulantis, apostamos por la financiación alternativa para empresas, ofreciendo nuevas ventajas para garantizar la liquidez que se necesite.

Modelo 340. ¿Para qué sirve?

El modelo 340, igual que el SII, nace de la necesidad de ejercer un mayor control de las operaciones comerciales y del tratamiento del IVA. La recaudación de este impuesto es un pilar esencial del sistema fiscal y las empresas deben trabajar con una gran cantidad de información transversal que, bien controlada, puede ayudar a Hacienda a detectar fraudes o corregir errores involuntarios.

Este modelo, tiene como fin principal, facilitar la incorporación de los datos completos de las operaciones de IVA y del Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Hechos que deben incluirse en los Libros de Registro obligatorios.

Además, atendiendo a la obligación de informar sobre determinadas operaciones con terceras personas, el modelo 340 sirve para comunicar también:

• Las subvenciones y ayudas recibidas por entidades integradas en las Administraciones Públicas.
• Las operaciones sujetas al Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación en Ceuta y Melilla.
• Las operaciones de los empresarios que hayan satisfecho compensaciones agrícolas, mostrando el recibo oportuno.
• Las incluidas en el artículo 34.1 del Reglamento General de Administración tributaria -desde el punto d) hasta el i)- y que, entre otras, afecta a las compañías aseguradoras, las agencias de viajes cuando actúan de intermediarias en ciertos casos, la compraventa de inmuebles sujeta a IVA o la declaración de importes cobrados en metálico superiores a 6000 euros.

Con la puesta en marcha del SII, la función de esta declaración informativa se remite al IGIC y a ampliar esta información adicional. Manteniendo activada la presentación para ejercicios anteriores.

¿Qué es el modelo 340?

Entre las obligaciones de empresas y profesionales, sujetos pasivos de IVA, está la de llevar, con carácter general, estos libros de registro:

• Facturas emitidas
• Facturas recibidas
• Bienes de inversión
• Registro de ciertas operaciones intracomunitarias.

Cada apunte debe incorporar todos los datos identificativos necesarios y las cantidades asociadas a cada transacción. Estos importes de facturación, base imponible y cuota tributaria, son la base para calcular las liquidaciones periódicas de IVA, con el modelo 303, y contienen la información que solicita el modelo 340.

Afecta a aquellas empresas inscritas en el Registro de Devolución mensual de IVA-IGIC, que presentan autoliquidaciones de alguno de estos impuestos y declaran también el Impuesto de Sociedades. Siempre por medios electrónicos.

Antes de la llegada del SII, Hacienda buscaba con este trámite una información más completa de cada contribuyente. Por un lado, con su liquidación del IVA, sabía el importe repercutido y devengado, y la cantidad a pagar, devolver o compensar; y, por otro, con el modelo 340, conocía el detalle de todas las facturas imputadas. De este modo, podía realizar las comprobaciones oportunas en caso de que lo considere necesario.

Archivos y PDF para descargar

La idea de la AEAT es avanzar en la creación de plataformas para cubrir y presentar de forma  electrónica todas las declaraciones, y las características de este modelo se prestan aún más para este procedimiento, que solo se concibe de forma telemática.

Se pueden descargar del modelo 340 programas de ayuda y aplicaciones, igual que guías y normativas en PDF. Tiene formularios específicos para cumplimentar los datos identificativos y ayuda técnica para preparar el fichero con los registros exigidos en un formato válido. Al final del proceso se puede obtener un fichero de confirmación, con la referencia y código de seguridad.

¿Cuándo se presenta?

Como esta declaración está ligada al Registro de devolución mensual de IVA, también se debe presentan mensualmente, al mismo tiempo que la liquidación 303. Esto significa que el plazo de presentación sería el mismo en ambos casos, dentro de los 20 días siguientes al mes impositivo, salvo el período de diciembre que se amplía hasta el último día hábil de Enero.

La presentación del modelo 340 siempre debe ser telemática, por internet, desde la sede electrónica de la AEAT. En este caso, hablamos de una enorme cantidad de información, por lo que también está pensada la presentación telemática para grandes volúmenes, con más de 40.000 registros.

¿Quiénes están obligados a presentarlo?

Según la Orden Ministerial, que crea y regula este modelo, están obligados a su presentación los sujetos pasivos de IVA inscritos en el Registro de Devolución mensual y también los inscritos en el IGIC. Este registro es obligatorio para las grandes empresas y voluntario para las pymes.

La última modificación, en cuanto a los obligados, la expresa así la Agencia Tributaria: “a partir del periodo correspondiente a JULIO de 2017 los sujetos pasivos del IVA inscritos en el Registros de Devolución Mensual NO tienen obligación de presentar esta declaración informativa, modelo 340, porque están obligados a llevar sus Libros registro del IVA a través de la Sede electrónica de la AEAT”, y nos remite al SII.

En un principio, la obligación estaba prevista para todas las empresas sujetas a IVA. Sin embargo, el volumen de datos que incorpora y el trabajo de preparación era incompatible con el propósito mayor de reducir las cargas administrativas para autónomos y pymes.

Aun así, algunas pymes, debido a su actividad y, sobre todo, aquellas que pagan más IVA del que reciben, podían beneficiarse al incorporarse a la devolución mensual, pero ahora hay que tener cuidado, porque no es igual presentar cada mes el 340 que gestionar la inmediatez del SII.

¿Cómo rellenar el modelo 340?

Con el programa de ayuda que ha diseñado Hacienda del 340 se puede rellenar y enviar esta declaración más fácilmente.

En primer lugar, se han de indicar los datos de identificación completa de la empresa, reflejar el período de devengo e incluir la referencia de las declaraciones asociadas.

• Recomendamos comprobar que todas las facturas con fecha en el período de devengo estén correctamente registradas, incluso las exentas de IVA y las intracomunitarias o de exportación. Es muy importante que no haya errores ni diferencias entre los datos aportados a través del 303 y del 340.

A partir de ahí, la forma más rápida para cumplimentar esta declaración es tener un programa de contabilidad que permita el volcado de los registros contables a un fichero de texto. Para el modelo 340, las instrucciones indican que se ha de presentar un fichero válido y reconocido por la AEAT. Para salvar este paso, existen tres tipos de aplicaciones según se necesite:

1. Los datos están en un fichero con formato oficial, por ejemplo, generado con alguna aplicación contable. Se importa el fichero y el programa realiza una pre-validación donde se indicará si existen errores para corregirlos. Una vez rectificado y validado se puede firmar y enviar.
2. Los datos están en un fichero de texto sin formato oficial.
Se debe importar primero el fichero al programa de ayuda o a la aplicación para hacer la conversión de formato y pasar a su validación. Hay que revisar la información una vez convertida por si hay fallos. Si esta validado se firma y se envía.
3. No existe fichero con la información de las facturas. Da mucho más trabajo pero se puede asumir con volúmenes pequeños.

En este caso, el programa de ayuda ofrece un formulario para incorporar los datos manualmente. Cada registro corresponde a una factura y se solicitan todos los datos relevantes: el NIF del cliente o proveedor, el código de país, una clave según el tipo de documento y de IVA, el número de factura, la fecha de expedición, la base imponible, el importe de IVA y el total. De nuevo, se detectan posibles errores y una vez modificados se validan para la firma y envío.

Es importante remarcar que, una vez enviada, aún es provisional. La AEAT debe revisarla primero y la aceptará si todo esta correcto u ofrecerá un plazo para realizar los cambios pertinentes si no es así. Se puede acceder al apartado de Corrección de declaraciones informativas.

Hacienda siempre nos recuerda que trata de buscar el mejor equilibrio entre la información que necesita para su labor de comprobación e investigación y los costes indirectos que suponen para las empresas y particulares el envío de la misma, intentando minimizar la carga fiscal inducida. Tanto si lo consigue como si no, las empresas también deben ser responsables de esa carga y asumirla con la mayor eficacia posible para no perjudicar su actividad.