VIES ¿qué es y para qué sirve?

Si tienes relación comercial con empresas de otros países de la Unión Europea (UE) el sistema VIES es un buen aliado para obtener información inmediata sobre sus números de IVA y su validez para el comercio intracomunitario.

Como norma general, las operaciones comerciales dentro la UE están sujetas a IVA aunque con un mecanismo especial de tributación. Si el intercambio se produce entre empresas inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) ambas se benefician de la exención del impuesto.

Con el registro en el ROI se obtiene un código único de IVA (NIF-IVA o VAT) que es el que identifica a una empresa en sus operaciones intracomunitarias.

Los envíos al exterior implican gastos adicionales de transporte o documentación. Una vez enviada la mercancía y la factura es muy positivo descontar facturas como método de financiación para adelantar el cobro y recuperar también los gastos operativos.

¿Qué es el VIES?

El término VIES corresponde al acrónimo inglés “VAT Information Exchange System”, que se puede traducir por: “sistema de Intercambio en relación al IVA”.

Para concretar qué es el VIES hay que decir que es un sistema de información que depende de la Comisión Europea. Básicamente, es un motor de búsqueda online que accede a la información de las bases de datos tributarias de los distintos países de la UE para comprobar los códigos de IVA que tienen registrados.

Gracias a esta herramienta cualquier operador interesado puede realizar una búsqueda -por país y código- y comprobar si el número consignado está registrado para el comercio trasfronterizo dentro de la UE.

La búsqueda no facilita la identificación de la empresa, solo ofrece el resultado de “Válido” o “No válido”.

Una respuesta positiva confirma que el número VIES o código de IVA consultado está incluido en el sistema, es decir, está asociado a un nombre y una dirección concreta domiciliada en ese país.

Si la respuesta es «no válido» te indicará que el número de IVA que se intenta validar no figura en la base de datos nacional correspondiente.

Una respuesta negativa se puede deber a:

  • Que no existe ese número de IVA
  • Que no está activado para transacciones intracomunitarias (bien porque no se haya solicitado o porque no se ha finalizado correctamente el registro).

Cada país tiene su sistema de registro y en algunos es obligatorio hacer solicitudes separadas en función de las operaciones realizadas. Puede ser que un cliente te confirme que está registrado y que sin embargo aún le falte alguna gestión o permiso.

Lo mismo te puede pasar a ti.

En todo caso, el sistema VIES no se responsabiliza de los posibles errores en alguna de las bases de datos nacionales.

¿Para qué lo necesito?

Necesitas estar registrado en el VIES si vas a realizar operaciones comerciales con empresas de otros países de la Unión Europea. Debes solicitar tu propio NIF-IVA  y comprobar que tus clientes o proveedores también están acreditados, verificando el código que te hayan facilitado.

Es fundamental consultar el VIES porque las facturas intracomunitarias que emitas a clientes reconocidos pueden ir sin IVA, conforme al reglamento europeo (art.25 Ley IVA 37/1992). De esta forma os beneficiáis los dos de la exención.

De igual forma, si adquieres productos de un proveedor europeo también éste comprobará que tú estés registrado correctamente para poder facturarte sin IVA.

El sistema valida códigos de empresas y autónomos registrados, no de particulares. Si vendes a un particular la factura debe ir siempre con IVA. En esos casos, el impuesto tributa en origen y eres el responsable de liquidarlo en Hacienda. Igual que si aceptas vender a una empresa no registrada.

¿Cómo se declara el IVA intracomunitario?

En los intercambios con empresas registradas el método es el siguiente:

  • Entregas de bienes y servicios. Como vendedor indicarás en la declaración general (modelo 303 –casilla 59- y en el resumen anual 390) el importe total de las entregas a título informativo, sin carga fiscal.
  • Adquisiciones. Cuando compras el procedimiento cambia. Aunque el IVA no aparezca en la factura debes calcularlo internamente (con el tipo correspondiente). En las casillas asignadas anotas el importe y la cuota, tanto en el apartado de IVA repercutido como de IVA soportado, para que el efecto fiscal sea neutro.

La normativa europea contempla la exención de IVA en el país de origen (del vendedor) a cambio de que quede registrada en el país de destino (del comprador).

Por tanto, entre operadores registrados las facturas no incluyen IVA y la obligación principal es informar del importe de las operaciones en la/s declaraciones de IVA correspondientes.

Hacienda también exige la presentación de un modelo informativo adicional (modelo 349: “Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias”). En este modelo hay que identificar cada operador, con su NIF-IVA, y el volumen de operaciones realizadas con él.

¿Cómo obtener el VIES?

El procedimiento de solicitud es sencillo, no tanto la comprobación. Lo debes solicitar a través de uno de los documentos obligatorios para todos los autónomos y empresas: el documento de alta en el Censo de Empresarios y profesionales.

El alta se formaliza presentando el modelo 036 general o el 037 simplificado. Dentro de todos los apartados hay uno titulado: Alta/Baja Registro de Operadores Intracomunitarios:

En ese apartado hay dos casillas que debes cubrir:

  • [casilla 582] marcándola para solicitar el alta en el sistema.
  • [casilla 584] para indicar la fecha prevista de la primera operación intracomunitaria.

Al presentar el modelo con estas casillas Hacienda tiene un plazo para aprobar la solicitud y conceder el NIF-IVA. La asignación de este número sigue un patrón establecido y se basa en añadir al NIF dos letras para indicar el código del país. Por ejemplo:

  • ES + NIF para una empresa española.

En el momento en que Hacienda asigne tu código –después de las comprobaciones oportunas- ya te incluye directamente en el censo VIES. Tu empresa queda registrada para realizar operaciones intracomunitarias con el tratamiento especial de IVA.

Ojo. Si la Agencia Tributaria no responde en un plazo de tres meses puedes considerar que tu solicitud ha sido denegada y no aparecerás en el sistema VIES.

Si desde el primer momento ya sabes que tendrás operaciones intracomunitarias lo puedes solicitar en la fecha de alta en el Censo. Si lo necesitas posteriormente solo hay que hacer una modificación en el modelo cubriendo esas casillas.

¿Cómo puedo comprobarlo?

Para hacer una comprobación VIES se puede utilizar la página de la AEAT -Agencia Tributaria española-:

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En esta página se puede consultar el NIF-IVA de cualquier operador español, incluido el tuyo, sin ningún requisito. Para la consulta de un operador intracomunitario hace falta un certificado digital válido instalado en el navegador.

También se puede acudir al portal web de la Comisión Europea para hacer la consulta:

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Si buscas primero en este segundo portal y la validación es negativa es importante comprobarlo también en el buscador de Hacienda porque desde allí se puede saber si el número no existe o simplemente no está registrado.

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