Pasos para crear una empresa desde cero

Acceder al mercado laboral no es fácil y el trabajo autónomo o crear una sociedad es una alternativa interesante que puede inspirar profesionalmente a muchas personas. Desde hace unos años se están simplificando los pasos para crear una empresa en España. De modo que cualquiera que tenga una buena idea y la motivación y voluntad para llevarla a cabo encuentre menos trabas administrativas.

Somos conscientes de que la planificación económica y financiera son claves en el desarrollo de un proyecto empresarial, y uno de los principales pasos para crear una empresa. Es por ello que desde Circulantis ofrecemos una modalidad online para obtener financiación a través de las facturas, agilizando los cobros pendientes. Es importante que cada vez haya más opciones de financiación para no tener que depender solo de los bancos.

Pasos para crear una empresa

Antes de empezar es bueno informarse lo mejor posible, y las mejores vías son las oficiales. Se puede empezar por la página web del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) que es una buena referencia sobre los pasos para crear una empresa desde cero y los medios para hacerlo.

Presentamos ahora un listado de los principales pasos para crear una empresa, y que todo emprendedor debería considerar inicialmente:

1. Definir el tipo de sociedad

Las sociedades anónimas son más complejas y deben presentar más documentación. Para constituirse como empresario individual (autónomo), sociedad de responsabilidad limitada o comunidad de bienes existe la opción de acudir a un Punto de Atención al Emprendedor (PAE) que facilita bastante las gestiones.

Las más comunes serían:

• Empresario autónomo – Mínimo 1 socio – Sin capital inicial – El socio es responsables con todos sus bienes.
• Comunidad de bienes – Mínimo 2 socios – Sin capital inicial – Los socios son responsables con todos sus bienes.
• Sociedad de responsabilidad Limitada – Mínimo 1 socio – Mínimo 3.000 € – Limitada al capital aportado por la sociedad.
• Sociedad Anónima – Mínimo 1 socio – Mínimo 60.000 € – Limitada al capital aportado por la sociedad.

Podéis obtener más información haciendo clic aquí.

2. Utilizar los servicios del PAE

Los PAE son oficinas -públicas y privadas- y puntos virtuales de información y tramitación telemática de solicitudes. Como ventaja adicional continúan ofreciendo información, asesoramiento y prestación de servicios después de la constitución.

Los pasos son:

• Solicitar cita y acudir con el DNI (del autónomo individual o de todos los socios en su caso), los documentos de la seguridad social y una cuenta bancaria.
• Cubrir el Documento Único Electrónico (DUE). Con él se realizan directamente los trámites en Hacienda y la Seguridad Social y también se obtiene cita en la notaría para que las sociedades obtengan la escritura pública presentando la documentación correspondiente.

3. Realizar los trámites de forma individual

En este caso hay que formalizar las gestiones (también pueden ser telemáticas) de una en una en cada organismo.

Registro Mercantil

Primero para registrar el nombre y la denominación social, y al final para el registro de la sociedad y legalizar los libros. Dentro de este punto se encuentra la obtención de la Certificación negativa, que acredita la excluvisidad y no existencia de otra con el mismo nombre, y la creación de los libros sociedades.

Notaría

Para solicitar la escritura pública presentando la documentación necesaria (estatutos sociales, socios, administradores, capital desembolsado y acreditación mercantil del nombre).

Hacienda

Para obtener el Código de Identificación Fiscal (CIF) provisional cumplimentando el impreso de alta en el Censo de actividades empresariales y profesionales (modelo 036), y también el alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).

Seguridad Social (INSS).

Para darse de alta como empresario (autónomo o societario) y dar de alta también a los trabajadores si los hubiera. En este organismo la comunicación telemática es obligatoria (también para los autónomos a partir de octubre).

Los autónomos (como empresarios individuales) pueden actuar directamente con su NIF y no tienen obligación de acudir al Registro Mercantil, legalizar los libros o solicitar escritura pública, pero sí han de cumplir el alta y las gestiones oportunas en Hacienda y la Seguridad Social.

Registro de patentes y marcas.

Es importante registrar los simbolos sistintivos del negocio (logotipos, nombre con tipografía, etc.) dentro de la Oficina Española de Patentes y Marcas para poder protegerse ante cualquier circunstancia futura.

4. Gestiones locales y autonómicas

En cada ayuntamiento habrá que obtener las solicitudes necesarias para habilitar un local de negocio (licencias, permisos de obra, etc.) y pagar las tasas correspondientes. Según el tipo de actividad, su impacto medioambiental o riesgos operativos también se pueden necesitar licencias o permisos de la comunidad autónoma.

Documentos para crear una empresa

Realizando un listado de todos los elementos citados en el punto anterior, podemos obtener todos los documentos para crear una empresa, necesarios para comenzar la actividad:

• Certificación negativa
• Libro de sociedades
• Código de Identificación fiscal (CIF) o Número de Identificación Fiscal (NIF)
• Impuesto de Actividades económicas (AIE)
• Escritura pública ante notario para la constitución de la sociedad
• Alta en la Seguridad social. Del empresario y trabajadores (si los hubiera)
• Registro de la marca dentro de la Oficina Español de Patentes y Marcas (no es obligado, pero si altamente recomendado).
• Certificaciones y permisos locales para la apertura del local (si lo hubiera)

¿Cuánto cuesta crear una empresa?

Un autónomo profesional que trabaje desde casa puede iniciar su actividad prácticamente a coste cero, empleando sus propios medios. Sin embargo, lo normal es tener que afrontar distintos tipos de gastos antes de empezar.

Registro mercantil y notaria

Un coste inevitable para registrar una sociedad. Las tarifas dependen de cada zona y tipo de gestión: gastos de notaría, gastos de registro y publicación, legalización de libros y actas, etc. Desde el PAE es probable obtener un coste conjunto más bajo.

Capital social inicial

Los socios de una sociedad limitada deben entregar todo el capital social establecido (como mínimo 3.000 euros) en el momento de la constitución. En una sociedad anónima no es obligatorio el desembolso completo en el acto de creación (el mínimo son 60.000 euros).

Alquiler de local de negocio

Si se abre un local (o más de uno) aparte del alquiler o la fianza se han de pagar las licencias, permisos de obra, derechos de traspaso, etc. Hay que tener en cuenta los tributos locales: Impuesto de bienes inmuebles (IBI) o el IAE.

Inversión inicial

Obras o reformas, mobiliario, compra de mercancía, equipos y aplicaciones informáticas, seguros, servicios profesionales, etc.

Gastos laborales

Para el emprendedor el pago mensual de su cuota a la seguridad social es obligatorio (cerca de 300 euros al mes sin tarifa plana). Por cada empleado se sumará su sueldo y la parte de cotización al INSS.

Es esencial entender que cada gasto tiene un impacto financiero y hay que evaluar muy bien con qué recursos se van a financiar (propios o ajenos) para evitar desequilibrios antes de empezar.

Consejos para montar una empresa

Ya están vistos los pasos a seguir para crear una empresa, pero poner en marcha un negocio no son solo gastos o trámites administrativos también es muy importante hacer un análisis sereno y profesional de las posibilidades de éxito. En Circulantis aconsejamos una buena planificación previa para tener todo lo más atado posible desde el principio.

Estos son algunos consejos:

• Analizar bien el perfil de los posibles clientes. Dónde están, cómo acceder a ellos, qué buscan, qué necesitan o que vamos a aportar.
• Testear el producto. Se puede buscar algún canal de distribución externo para lanzar las primeras unidades, recabar opiniones y comprobar la receptividad del público.
• Estudiar diferentes opciones de financiación. Para conseguir fondos se necesitan fuentes fiables y eficientes, no solo están los bancos.
• Lo más importante es poner el foco desde el primer momento en los flujos de caja: el dinero que entra y que sale. El punto de equilibrio se basa en convertir lo más rápido posible las ventas en dinero efectivo. Nuestra plataforma de crowdfactoring es una buena alternativa para ello.
• Calcular el mejor momento para darse de alta. A efectos fiscales hay que evitar los finales de trimestre que ya obligan a presentar declaraciones. Además, hay que ver como se mueve el sector y sus periodos más altos de demanda.
• Planificar un horizonte temporal para valorar la viabilidad del producto. No se debe perder la perspectiva, ser realista y estar preparado para cambiar aquello que no funcione.

Ayudas para montar una empresa

Quizás tienes claro ¿Cómo crear una empresa?, pero puede que te haga falta un empujón económico durante las primeras etapas. Desde las Administraciones Públicas hay distintos tipos de ayudas para las actividades  de nueva creación. Hay que revisar las webs y las publicaciones oficiales para estar al día, teniendo en cuenta que hay colectivos especialmente favorecidos, sobre todo, mujeres y menores de 35 años.

¿Dónde buscar?

• Boletines Oficiales del Estado, Comunidades autónomas, Diputaciones o Ayuntamientos.
• Cámaras de Comercio.
• Organismos oficiales: Compañía Española de Financiación del desarrollo (COFIDES), Instituto de Comercio Exterior (ICEX), Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI), Instituto de Crédito Oficial (ICO), Empresa Nacional de Innovación S.A. (ENISA).
• Webs especializadas.

Las ayudas para crear una empresa pueden venir de varias vías:

Subvenciones e incentivos

Suelen ser cantidades a fondo perdido para ayudar en la inversión inicial de autónomos y pymes. No son fáciles de conseguir y bastante selectivas.

Se puede optar también por capitalizar el paro con pago único, válido para los emprendedores en paro y con derecho a prestación.

Beneficios fiscales y bonificaciones a la Seguridad Social

Dependen de los presupuestos generales del Estado y pueden variar según las circunstancias:

• La tarifa plana para nuevos autónomos continua, de momento, en vigor.
• Para sociedades de nueva creación hay incentivos fiscales y a la seguridad social para la inversión, innovación y para la creación de empleo.

Financiación bonificada

Algunas instituciones oficiales ofrecen créditos o préstamos a interés reducido o bonificado:

• Préstamos del Instituto de Crédito Oficial (ICO).
• Microcréditos subvencionados.

Ayudas sectoriales

• Incentivos regionales para el desarrollo de empresas en el mundo rural
• Apoyo a las iniciativas basadas en la innovación (desde el ENISA)
• Proyectos de economía social o medioambiental.

Herramientas de interés

Las herramientas indispensables para empezar un negocio son el plan de empresa y el presupuesto de tesorería:

El presupuesto de tesorería es una tabla con las fechas y cantidades previstas de cada entrada y salida real de dinero y el consiguiente cálculo del saldo efectivo en cada momento. Con esta herramienta se puede prevenir y controlar la liquidez, el motor para cubrir los gastos corrientes y garantizar una posición de solvencia frente a proveedores, empleados o inversores.

El plan de empresa es el documento básico y central de todo el conjunto. En él se perfilan todos los aspectos claves de la propuesta de negocio y las herramientas de control económico y financiero. Para prepararlo el Ministerio de Economía ofrece una herramienta online para ayudar a definir todos los componentes y analizar posibles escenarios. Los elementos que lo forman son:

Estudio de mercado

Se investigan distintos puntos que condicionan la viabilidad del proyecto. Se estudia el sector, las preferencias de los clientes, la competencia, la estacionalidad o los precios. Incluye un análisis DAFO (Debilidades/Amenazas/Fortalezas/Oportunidades): un cuadro que sirve para comparar las características y potencial de la empresa en relación a las condiciones del mercado.

• Para desarrollar la investigación se puede recurrir a revistas especializadas, encuestas, contactos, entrevistas con posibles clientes y proveedores, etc.

Presupuesto Económico

Se elabora para el primer año una estimación de ingresos y gastos, y una proyección para los siguientes según la evolución prevista de las ventas. Hay que ser muy realista con las predicciones y trabajar con distintos escenarios –corrigiendo a la baja los ingresos a al alza los gastos-.

Planificación productiva y logística

Expone toda la gama de productos y servicios que se van a vender. Permite estudiar el coste y necesidades en cuanto a instalaciones, maquinaria, almacenamiento y stocks. Es esencial definir los controles y normas de calidad. En la logística, se planificarán los canales de distribución, medios de transporte, etc.

Plan de marketing

Establece la política de ventas, los modelos de publicidad, la red comercial, la estrategia de negociación y cómo atraer al cliente: por innovación, calidad, precio o servicio. En este apartado se determinan los medios y formas de pago, las garantías y el servicio postventa.

Dirección y organización

Elección del equipo directivo y los recursos humanos. Los departamentos y las tareas de cada uno. El tipo de liderazgo, la toma de decisiones y la elección de los equipos de trabajo.

Plan de inversión y financiación

Desarrolla todas las inversiones previstas de inmovilizado y su amortización. Debe contemplar las fuentes y necesidades de financiación a corto y largo plazo. La clave está en fijar un endeudamiento asumible para no ahogar la liquidez y asegurar recursos suficientes para cubrir los gastos corrientes y los primeros plazos de pago de la deuda. Se trata de garantizar la solvencia hasta obtener beneficios que permitan amortizar los préstamos con más holgura.

En definitiva, cualquiera que sea el producto o servicio ofertado una empresa debe nacer con un propósito y buscar una identidad y un estilo que conecte con sus clientes. El soporte de todo ello será una buena gestión económica y financiera que mantenga la estructura fuerte.

La máxima desde el principio es clara: una venta solo cumple su finalidad cuando se cobra, hasta entonces solo es un número en el balance.