El pasivo circulante agrupa las cuentas que hacen referencia a los compromisos de pago que una empresa debe atender a corto plazo (antes de un año).
En contabilidad, las cuentas identifican y registran los movimientos de cada uno de los elementos cuantificables de una empresa. Se organizan en el balance en dos grandes grupos: el activo (representando bienes y derechos) y el pasivo (reflejando deudas, obligaciones y otros recursos de financiación).
Por otro lado, la normativa exige diferenciar claramente las partidas a corto y largo plazo, siendo la frontera entre ambos el periodo de un año. En lo que se refiere al pasivo, este componente temporal es muy importante porque separa las deudas en función de su vencimiento.
En Circulantis, recordamos que en la planificación financiera es esencial distinguir las necesidades de financiación a corto plazo de las del largo plazo para que la obtención de nuevos recursos no suponga obligaciones desproporcionadas que afecten al equilibrio financiero.
¿Cómo se define el pasivo circulante?
Para explicar cómo se define el pasivo circulante hay que tener en cuenta la clasificación temporal del ciclo contable. Es decir, hay que diferenciar y periodificar las cuentas separando las que tengan una permanencia superior al año de aquellas que tienen una funcionalidad o vencimiento inferior a los doce meses.
Se habla de pasivo a largo plazo o fijo y pasivo a corto plazo o circulante.
Aunque el pasivo lo hemos identificado como deudas y obligaciones realmente representa el origen de los fondos con los que cuenta la empresa (indica de donde proviene el dinero). Esto significa que, además de la diferenciación temporal, hay otro componente importante que es la exigibilidad, diferenciando aquellas fuentes de financiación que son exigibles de las que no lo son:
- Pasivo no exigible.
- Pasivo exigible
Atendiendo a esto, ¿qué es el pasivo circulante?
Por un lado, el pasivo identifica el origen del dinero que tiene la empresa: básicamente el capital propio y las fuentes de financiación ajenas. Por otro lado, a las partidas de mayor inmediatez o con vencimiento a corto plazo se les denomina corrientes o circulantes.
Por tanto, el pasivo circulante o corriente engloba los recursos de financiación que hay que reembolsar en un plazo inferior al año. Hay tres características que definen estas cuentas:
- Son exigibles, es decir, representan deudas u obligaciones contraídas con terceros y que hay que satisfacer en una fecha determinada.
- Tienen un vencimiento a corto plazo.
- Pueden implicar el pago de intereses (préstamos o líneas de crédito) o ser pasivos espontáneos que no hay que remunerar (por ejemplo, el aplazamiento en el pago que conceden los proveedores).
¿Cómo calcular el pasivo circulante?
Llegados a este punto ya tenemos la base para saber cómo se calcula el pasivo circulante. Lo más importante es llevar el registro de todas las operaciones conforme a la normativa, diferenciar entre plazos y anotar los movimientos en las cuentas correctas. Si los asientos están bien generados cualquier aplicación contable permite visualizar el balance y el importe que representa el PC.
Para calcularlo hay que sumar las cuentas que le corresponden según el criterio establecido. Como ejemplo de pasivo circulante estas son las partidas más significativas:
- Cuentas a pagar a proveedores.
Por operaciones comerciales.
(400) Proveedores,
(401) Proveedores, efectos comerciales a pagar (cuando se emite un pagaré para garantizar el pago).
- Cobros anticipados a clientes a cuenta de futuras ventas.
(438) Anticipos de clientes
- Acreedores varios
Por distintas obligaciones contractuales, prestaciones de servicios o nominas pendientes del personal.
- Deudas con Administraciones Públicas.
Aplazamientos en la liquidación de impuestos (especialmente el IVA y las retenciones) o en las cuotas a la Seguridad Social.
475 / 476 Hacienda Pública acreedora / Org. Seguridad Social acreedor
- Deudas con entidades financieras
Cuotas de préstamos, intereses y líneas de crédito a liquidar en el corto plazo (también se incluye la cobertura del riesgo en caso de operaciones de factoring con recurso).
(520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito
(527) Intereses a c/p con entidades de crédito
(5209) Deudas por operaciones de factoring
- Acreedores por arrendamiento financiero
Pago de cuotas por leasing o renting.
(524) Acreedores por arrendamiento financiero a c/p
En general, las que tienen una mayor relevancia son las que representan los compromisos con los proveedores nacidos de las operaciones comerciales: compra de mercancías, materias primas y servicios. Salvo los préstamos y otras operaciones financieras la mayoría son pasivos espontáneos o no remunerados.
La suma de estas partidas hace visible la función del pasivo como instrumento de financiación y origen de fondos -> La empresa dispone de un dinero que pertenece a sus acreedores pero hasta el momento del pago puede hacer uso de él.
Un aspecto muy importante del pasivo y el activo es la periodificación, un ajuste obligatorio para aquellas deudas cuyo pago está diferido y se realiza de forma periódica a lo largo de varios años.
EJEMPLO. Una empresa recibe un préstamo de 24.000 euros a pagar en dos años (24 cuotas de 1000 euros). Al contabilizarlo la mitad de la deuda se registrará a corto plazo y la otra mitad a largo plazo (en este ejemplo omitimos intereses y comisiones):
24.000 (572) Bancos, c/c
(520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito 12.000
(170) Deudas a largo plazo con entidades de crédito 12.000
Tras el primer mes se abona la primera cuota y, en ese momento, la cuota del mes trece pasa a ser pagadera en doce meses lo que implica traspasar ese valor del largo a corto plazo.
1.000 (520) Deudas a c/p —- a (572) Bancos, c/c —- 1.000
1.000 (170) Deudas a l/p —- a (520) Deudas a c/p —- 1.000
Haciendo esta operación todos los meses al cabo del primer año la cuenta a largo plazo desaparecería, lo cual es correcto porque solo quedarían por pagar doce meses que entrarían en la parte del circulante. El mismo procedimiento se haría con los intereses del préstamo.
¿Cómo controlarlo y qué hacer para cumplirlo?
Las obligaciones de pago deben tratarse con la máxima responsabilidad para no perder credibilidad ante los proveedores y acreedores que, al final, resultan esenciales para que la actividad se pueda realizar. Por eso, hay que analizar con rigor cómo controlar el pasivo circulante para asegurar la liquidez necesaria en cada momento.
Estas son los pasos y pautas básicas:
Para afrontar los pagos pendientes la clave está en gestionar la inmediatez de cada uno.
La mayoría de las deudas suelen venir de las compras a proveedores o de la liquidación de impuestos y eso implica un vencimiento general entre uno y tres meses. Esa es la fase de tiempo que hay que gestionar con mayor celeridad y garantías.
En una estructura financiera equilibrada el PC se debe cubrir con el Activo Circulante (AC).
El AC representa las cuentas de mayor liquidez: tesorería, derechos de cobro, existencias o inversiones recuperables a corto plazo. Estos activos definen la capacidad operativa de la empresa y son los que hay que dinamizar para atender las deudas inminentes de forma segura.
Una herramienta decisiva es contar con un buen presupuesto de tesorería.
Se elabora una hoja de cálculo con los movimientos de efectivo previstos (entradas y salidas). En el informe se vuelcan los elementos del PC ordenados por sus fechas de pago y lo mismo se hará con los cobros e ingresos pendientes (AC). Esto permite conocer la liquidez efectiva en cada fecha y poder actuar en los momentos críticos.
Planificar las soluciones más prácticas y rápidas
Para solucionar algún problema (sin acudir al endeudamiento externo) hay dos caminos:
- Negociar un aplazamiento más largo en algún pago, algo que no resulta fácil.
- Adelantar los cobros pendientes. Si un cliente ha emitido un pagaré para garantizar el cobro esta operación será más sencilla. Desde Circulantis garantizamos libertad y transparencia para el descuento de pagarés en nuestra plataforma.
¿Cómo se integra en el balance general?
Los grupos principales del balance general son: el activo y el pasivo.
- Pasivo (P). Refleja de dónde proviene el dinero que maneja la empresa –origen de los fondos-. Sus componentes son:
P = Patrimonio neto o pasivo no exigible + Pasivos exigibles (P. Fijo + P. Circulante)
- Activo (A). Define los recursos en los que se ha empleado ese dinero –aplicación de los fondos-. Se divide en:
A = Activo Fijo (AF) o no corriente + Activo Circulante.
Ambos grupos deben tener el mismo valor debido al principio de partida doble que rige el registro de todas las operaciones en forma de asientos.
El pasivo circulante se integra, por tanto, dentro del grupo del pasivo, acompañado a los llamados pasivos fijos, que incluyen el patrimonio neto (aportaciones de los socios, remanentes, reservas y beneficio contable) y la financiación ajena a largo plazo.
| ACTIVO | PASIVO |
A. Fijo | Patrimonio P. Fijo |
| A. C. | P. C. |
La situación óptima es que el AC sea mayor que el PC. Esto significaría que la capacidad de generar efectivo que tiene la empresa es suficiente para afrontar sus pagos inmediatos. Cuanto mayor sea la diferencia habrá más margen de maniobra.
Lo contrario sería más grave (PC > AC) porque indicaría que una parte del PC está financiando parte del Activo Fijo, lo cual no es sostenible a medio y largo plazo porque la financiación del PC tienen una permanencia o disponibilidad muy corta.
Por ejemplo, no se puede financiar la compra de un local, una inversión que implica un gran capital y muchos años de amortización, con los créditos de proveedores o un préstamo a devolver a corto plazo.
Para evitar desequilibrios financieros es importante mantener la correlación óptima entre las masas del balance. Lo ideal sería una proporción alta de pasivo no exigible y, a falta de eso, trabajar con deuda a largo plazo y aprovechar los pasivos espontáneos que genere el negocio.
En resumen, el pasivo debe financiar el activo y éste, a su vez, debe generar recursos para soportar el pasivo. Bajo esta premisa y con un circulante compensado la solvencia tiene mayores garantías.