Los proveedores son colaboradores esenciales para la buena marcha de un negocio. De ellos depende que puedas contar con productos y servicios de calidad y tener un apoyo a mano para solucionar cualquier imprevisto. Para que todo funcione es necesario que cumplas con tus obligaciones en el pago a proveedores, sin errores ni demoras, para ganarse su confianza y recibir una buena atención.
Desde Circulantis, te recordamos también que la planificación de los pagos es vital para el control de las cuentas y la estabilidad financiera. En momentos de baja liquidez no debes correr riesgos y una buena alternativa es obtener financiación para el pago a proveedores adelantando el cobro de tus facturas pendientes. Es una solución sencilla, sin más coste que un descuento a la entrega del dinero.
Estas operaciones de descuento comercial te proporcionan liquidez sin endeudamiento aunque si las solicitas a un banco quedarán registradas en la CIRBE (Central de Riesgos del Banco de España) y pueden condicionar otras solicitudes.
¿Qué es la gestión del pago a proveedores?
La gestión del pago a proveedores engloba todos los trámites administrativos y financieros necesarios desde que se negocia una compra hasta que se abona su importe. Es importante que priorices la fase de negociación porque ahí se definen dos aspectos claves de todo el proceso: concretar la forma de pago y las fechas en que se harán efectivos.
El objetivo es proteger la liquidez y la seguridad financiera y eso requiere jugar a dos bandas para equilibrar los días que tardas en cobrar y en pagar. Para conseguirlo tienes que organizar y conciliar las fechas previstas de entradas y salidas de efectivo, y así anticiparte a posibles riesgos de falta de fondos.
Para gestionar el pago a proveedores una buena estrategia debe contemplar dos retos: obtener unas condiciones beneficiosas y estables (en cuanto a calidad, precio y plazos de entrega); y también, el mayor control posible sobre los períodos de liquidación para asegurar los recursos suficientes de tesorería en cada momento.
Consejos para optimizar el proceso de compra a proveedores
Todo empieza con la planificación de tus necesidades para acertar en la elección de los suministradores y evitar costes innecesarios. Estas son las recomendaciones:
- Programar las compras. Hay que determinar la mercancía, materias primas o servicios que vas a necesitar: cuánto, cuándo y cómo. Hacerlo de forma eficiente te permitirá mantener un criterio de stocks óptimo sin perjudicar la cadena de producción ni de distribución.
- Selección de proveedores. Además del precio y las condiciones valora que tengan experiencia en el sector, que cuenten con una gama amplia de productos y con personal competente para solucionar cualquier incidencia. Es esencial que tengan estabilidad financiera para negociar con menos ataduras.
- Evaluar la relación. En esta fase confirmarás que las empresas que te suministran son las adecuadas. Un buen acuerdo comercial quedará arruinado si no cumplen con el estándar de calidad ni recibes una atención correcta en tiempo y forma.
Consejos para establecer las condiciones de pago
Estos dos aspectos son importantes:
- Negocia un día concreto de cada mes para abonar las facturas. Es una práctica muy útil para todos los contratos de compra. De este modo es más fácil controlar la situación de la tesorería programando los cobros antes de esa fecha para concentrar el mayor nivel de liquidez en ese día.
- Ofrece garantías adicionales de cobro para facilitar los acuerdos. Puedes garantizar las facturas que recibas entregando pagarés, en ellos asumes la deuda y prometes pagarla en un día concreto. Son instrumentos con fuerza legal para asegurar las operaciones comerciales.
La confianza es el eje de todas las relaciones. Si para ti es esencial cuidar de tus mejores clientes porque son fiables, pagan a tiempo y cumplen con lo acordado, entonces, debes pensar lo mismo de tus responsabilidades como comprador y ser, a su vez, un buen cliente.
Métodos para realizar el pago a proveedores:
Tienes varios medios para determinar cómo pagar a los proveedores. El proceso de negociación puede ser complicado y ceder en un punto debe tener como recompensa obtener ventajas en otros. Las distintas soluciones se pueden agrupar en dos fórmulas: pagar al contado (en el momento de la entrega) o a plazo.
Modalidades al contado
En efectivo
Es la forma más directa de pago al contado. Es rápida y simple pero no conviene abusar porque no te permite controlar la liquidez. Además, ten en cuenta que la ley marca un tope de 2.500 euros para los pagos en metálico entre empresas.
Con cheque, nominativo o al portador
Similar al anterior pero con cargo a una cuenta corriente. Entregas un cheque por el importe facturado que se podrá cobrar en cualquier momento presentándolo en el banco.
Transferencia
Puedes ordenar una transferencia bancaria a favor del proveedor tras comprobar que la factura está en orden.
Estas modalidades se pueden emplear si obtienes ventajas adicionales o descuentos por pronto pago. Si no es así es mejor solicitar un aplazamiento y aprovechar los excedentes de caja para otros fines más productivos.
Fórmulas de pago aplazado:
Pagarés o letras de cambio
Ambos son títulos que se emplean para dar mayor seguridad de cobro. El pagaré lo emite el deudor, con la promesa de hacer frente a una deuda en una fecha concreta. La letra de cambio la emite el acreedor para indicarle a su cliente cuanto y cuando debe pagar. La ventaja es que son documentos fechables y una vez validados por la otra parte ayudan a prevenir los riesgos comerciales y controlar mejor la tesorería.
Descuento de pagarés
Es una operación de financiación que puede ejercitar tu proveedor si le entregas un pagaré como garantía. Simplemente, cedería el título y los derechos de cobro a una compañía financiera para que ésta le anticipe el dinero pendiente. A ti no te afecta porque tu obligación es pagar el día marcado en el pagaré, solo cambia la persona que lo va a cobrar.
Factoring
Es la operativa general que permite el descuento de pagarés y el anticipo de facturas. Funciona en ambos sentidos: la pueden emplear tus proveedores para adelantar el cobro de lo que han facturado y la puedes emplear tú cuando tienes facturas pendientes de tus clientes.
Las plataformas de crowdlending, como la nuestra, ejercemos la gestión de factoring a través de la financiación colectiva para que el criterio de aceptación sea más versátil al depender de la decisión de los inversores registrados. En Circulantis, garantizamos una intermediación eficaz, información transparente en todo momento y todos los trámites y traspasos al día.
Confirming
El confirming se basa en contratar los servicios de una entidad financiera para que gestione tus pagos y responda por ellos. Es un servicio que tiene un coste y a cambio te libera de parte de la gestión administrativa y concedes a tus suministradores mayor seguridad en el cobro. Lo malo para ellos es que las entidades suelen trabajar con plazos más largos y aunque lo compensan ofreciendo anticipos (como el factoring) lo hacen bajo las condiciones y comisiones que tengan marcadas.
En resumen, es imprescindible mantener una gestión activa y eficaz de todo lo relacionado con los cobros y pagos. Las relaciones comerciales más productivas hay que cuidarlas y protegerlas con un trabajo honesto y profesional, es la clave para mantener colaboradores externos que te ayuden a salvar los obstáculos y seguir avanzando.