Poner en marcha un negocio es un gran reto que abarca múltiples aspectos y obligaciones. Tantos, que a veces queda en un segundo plano la gestión de facturas y su cobro, un elemento clave para la supervivencia del proyecto.
Antes de emprender siempre te aconsejarán estudiar el mercado, preparar un plan de empresa, realizar una previsión económica y financiera, evaluar las necesidades de financiación o tener en cuenta los requisitos legales.
Sin embargo, también es una prioridad del mismo nivel diseñar una buena estrategia para la gestión de cobro de facturas. Necesitarás liquidez lo más pronto posible para cubrir la inversión inicial, los gastos de puesta en marcha y las primeras compras y gastos.
En Circulantis, te ayudamos a optimizar el procedimiento de gestión y cobro. Te avanzamos que la financiación para adelantar el cobro de las facturas va a ser un pilar esencial para que puedas proteger tu tesorería.
Índice del artículo
– Pasos para llevar una gestión de facturas eficiente
– ¿Cómo gestionar el cobro de facturas?
Pasos para llevar una gestión de facturas eficiente
Todo el conjunto de tareas vinculadas a la facturación engloba lo que es gestión de facturas. La preparación del documento y su envío al cliente es la obligación principal pero se necesitan otros apoyos para una gestión eficiente.
El problema habitual es que en la mayoría de los sectores está normalizado conceder a los clientes aplazamientos en el pago (el máximo legal es de 60 días y no siempre se cumple).
Si estas empezando, esto significa que si no tomas medidas todo lo que factures el primer mes podrías tardar hasta 90 días en cobrarlo. Un gran riesgo que se debe prevenir.
El principio básico a tener en cuenta es que una factura solo termina su ciclo cuando se cobra, mientras tanto exige atención y trabajo, empezando por la negociación de la forma de pago.
Pasos
Estos son los pasos fundamentales para llevar la gestión de facturas de forma más eficiente:
- Negocia la forma de pago: es prioritario que quede claro -y firmado- el acuerdo sobre la forma de pago (recomendamos los pagarés por su solidez jurídica). el plazo y las garantías adicionales.
Para cobrar antes algunas empresas ofrecen descuentos por pronto pago, sin embargo los clientes suelen preferir pagar con más tiempo. Obtendrás el mismo resultado financiando las facturas para anticipar el cobro, y no tienes que forzar a tus clientes.
Otra opción es negociar una penalización por cada día de retraso.
La forma de pago pactada indícala en toda la documentación comercial que emitas, presupuestos y facturas.
- Cumple tu parte del acuerdo: una de las causas que retrasa los pagos son las disputas comerciales o las devoluciones. Es esencial que cumplas todo lo acordado: plazo de envío de la mercancía, precio, calidad, servicio postventa, etc.
- Facturación: para preparar la factura hay que cumplir el reglamento de facturación con todos los datos obligatorios. Un diseño sencillo y claro facilita la lectura de la información clave.
- Envío de la factura: hay unos plazos legales para expedir una factura pero lo ideal es hacerlo lo más pronto posible para evitar demoras innecesarias. Lo más rápido es la factura electrónica o, al menos, digitalizar el documento y enviarlo por email.
- Organiza las facturas: una vez facturada cada operación hay que organizar los cobros pendientes (por volumen, clientes o fecha de vencimiento) según su prioridad. Los más relevantes hay que gestionarlos con más apremio.
- Haz un seguimiento: se trata de revisar periódicamente las facturas pendientes de cobro: su estado, plazo hasta vencimiento, retrasos o circunstancias especiales (facturas de clientes extranjeros o de la Administración Pública, por ejemplo).
- Atención a los vencimientos: los pagos que vencen en agosto o en un periodo vacacional suelen retrasarse. Hay que tener en cuento esto para el control de la tesorería. La morosidad es otro gran riesgo que debes vigilar.
Hoy en día, la tecnología es un apoyo fundamental para los autónomos y pymes.
Es muy útil emplear algún software de facturación que se pueda integrar en un entorno workflow con CMRs, incluyendo logística, control de almacén, seguimiento de pagos y cobros y herramientas de análisis.
¿Cómo gestionar el cobro de facturas?
El conjunto que engloba la gestión de facturas lo podemos resumir en esta secuencia:
Por tanto, una vez entregados los productos o servicios y emitido el documento al cliente empieza la gestión de cobro de la factura:
En esta fase hay dos posibilidades:
- Esperar a la fecha de pago, realizar las gestiones oportunas y confiar que el cliente cumpla su obligación en el plazo acordado.
- Buscar un servicio de financiación para anticipar el dinero de la factura y cobrar como si fuera al contado.
En la primera opción hay una serie de tareas necesarias: organizar los cobros, planificar seguimientos y recordatorios y realizar las gestiones en su momento para ejecutar el cobro.
La espera tiene riesgos. Significa que tu liquidez no estará proporcionada a tu volumen de negocio y a los gastos operativos. Por tanto, estarás en situación de riesgo financiero y más expuesto ante cualquier contingencia o imprevisto.
La segunda opción, financiar las facturas para adelantar el dinero, te libra de toda la gestión de cobro y de posibles conflictos con tus clientes.
Para ello, cuentas con una nueva herramienta: la financiación alternativa.
En Circulantis, te brindamos un descuento comercial muy rápido en una plataforma online que agiliza todas las solicitudes. El dinero viene de inversores privados que interaccionan en la plataforma e invierten en la adquisición de las facturas que les interesen.
Al ceder los derechos de tus facturas cobras de inmediato (con un descuento por el servicio) y son ellos los que esperan a que tu cliente pague.
Es un entorno con muchas posibilidades y con un coste competitivo al reducir las comisiones y aumentar la oferta. Puedes operar con total libertad sin las ataduras habituales de la tramitación bancaria.
Como ya sabrás, la morosidad y los impagos asfixian financieramente cada año a muchas empresas, obligándolas a endeudarse o cerrar. Es importante tener a mano un servicio de cobro rápido para evitar muchos problemas y riesgos.
Contar con liquidez te ayudará también a sobrellevar cualquier coyuntura adversa o inesperada. Una amenaza real en un mundo tan globalizado.