Una de las soluciones más prácticas en materia de facturación es la factura rectificativa. Equivocarse es algo normal y es importante poder corregirlo lo antes posible sin demasiadas complicaciones, sobre todo en la actividad comercial que es la gestión principal en un negocio.
En Circulantis, destacamos la importancia de reflejar una imagen fiel en todos los aspectos y esto supone contabilizar las operaciones cuando se producen –criterio de devengo-. Esto también es pertinente cuando se detecta algún error, desviación o exceso; aplicando las cuentas preparadas para ello.
Una de las ventajas de una factura rectificativa es que puede corregir a otra ya emitida sin interrumpir su ciclo natural. Especialmente, si ya está en gestión de cobro o en cartera para un anticipo de facturas: un servicio que te animamos a probar en nuestra plataforma. De esta forma, se evitan retrasos adicionales en los cobros.
Índice del artículo
– ¿Qué son las facturas rectificativas?
– ¿Cuándo emitir una factura rectificativa?
– Cuando no cumple los requisitos legales
– Por cambios en los conceptos facturados
– Para corregir los impuestos aplicados
¿Qué son las facturas rectificativas?
Como indica la Administración Tributaria:
“Si una factura no cumple los requisitos establecidos, si debe modificarse la base imponible del IVA, o las cuotas de IVA repercutidas se hubieran determinado incorrectamente, la factura podrá rectificarse”.
Es importante recordar que no se puede anular o eliminar una factura sin más, para eso está prevista esta alternativa. Una factura rectificativa siempre irá asociada a otra anteriormente emitida y que, por diversas razones, haya que modificar. No la anula, simplemente la rectifica.
En cuanto a su contenido específico es obligatorio que indique estas referencias:
- Se identificará claramente como “Factura rectificativa”.
- Hay que adjudicarle un número de serie y numeración propia.
- Debe hacer referencia (número y fecha) a la factura rectificada.
- Hay que Indicar el motivo y los detalles o importes que rectifica.
El objetivo es que la modificación efectuada, a favor del emisor o receptor, quede subsanada y registrada por ambos para que cumplan correctamente sus obligaciones contables y fiscales.
¿Cuándo emitir una factura rectificativa?
Se debe hacer en el mismo momento de detectar algún fallo en los documentos facturados. Como límite, Hacienda fija un plazo máximo de cuatro años (a contar desde que se produjeron los hechos que la motiven o desde el momento de devengo del impuesto).
Estos son los supuestos más habituales para emitirla, y no son excluyentes:
Cuando no cumple los requisitos legales
Es motivo de modificación o sustitución –y así se hará constar-:
- Fallos o faltas en los elementos identificativos claves del cliente (nombre, CIF o domicilio fiscal).
- Errores en la numeración o la fecha.
- Cualquier otro defecto de forma.
Se mantendrán sin cambios los conceptos, importes y las cuotas tributarias pertinentes. El nuevo documento, ya en regla, se emitirá y se entregará al cliente, que debe conservarlo conjuntamente con el original, aunque solo sea válido el último.
Por cambios en los conceptos facturados
Es común rectificar por:
- Devolución de alguna mercancía
- Anotar mal los productos, cantidades o precios.
- Ajustes en otras cantidades (gastos de gestión, transportes, etc.)
En este caso, se pueden optar por:
- Realizar los cambios sobre la base original y calcular el nuevo total ya rectificado.
- Detallar solo los cambios (numerando los albaranes o partes afectados) y aplicar como base imponible la cantidad (positiva o negativa) derivada de la modificación.
Esta última opción es mejor cuando la factura principal ya se ha pagado o está en trámite de hacerlo (por ejemplo, con un pagaré garantizando el pago al vencimiento). Y aun sería menos problemático si se puede corregir la desviación en la próxima factura que se emita al cliente.
Para corregir los impuestos aplicados
A veces, aunque los conceptos estén bien puede haber un fallo en el tipo o cuota de los impuestos:
- Porcentaje y cuota de IVA.
- Retención de IRPF (para los profesionales que estén obligados a practicar retención por sus trabajos).
¿Se puede recuperar el IVA de una factura impagada? Sí, es una de las funciones más destacadas de una factura rectificativa. Han de pasar seis meses desde su emisión y se ha de acreditar el requerimiento judicial o notarial exigiendo el pago de la misma. Este procedimiento solo es válido para impagos de autónomos o empresas.
Para recuperar el IVA se aplicará en negativo la misma base imponible y el IVA repercutido. Esto reducirá, en la misma cuantía, la cuota repercutida a declarar en la liquidación del modelo 303 en ese trimestre.
En general, hay que tener mucho cuidado con las facturas negativas y con los cambios en las cuotas del IVA. En este caso concreto, hay que comunicar a Hacienda la operación, entregando toda la documentación pertinente y acreditando la falta de pago.
Es muy importante tener todas las operaciones bien documentadas, con los papeles originales y rectificativos en regla, más las aclaraciones oportunas. Ya es difícil el día a día en un negocio para como para sumar dudas e inquietudes en asuntos fiscales o administrativos.