¿Qué es el VAT y cómo tramitarlo?

El VAT es un código identificativo que deben solicitar los autónomos y sociedades que necesiten realizar operaciones comerciales con otras compañías de la Unión Europea.

Si eres profesional o empresario en España ya tienes adjudicado un NIF (número de identificación fiscal) valido a nivel nacional. Sin embargo, necesitas un código de identificación específico (el VAT) para actuar en el marco europeo.

Es esencial, por ejemplo, para emitir facturas a clientes del resto de países comunitarios. Facturar correctamente, con las dos partes bien identificadas, es una de las principales obligaciones de un empresario.

Además de cumplir así con la normativa contable y fiscal, si tienes toda la documentación comercial en regla puedes descontar facturas como medio de financiación y liquidez. En Circulantis, te lo ponemos fácil con una propuesta alternativa, dinámica y segura.

¿Qué es el VAT?

El código VAT (Value added tax) o VAT intracomunitario identifica y acredita a cualquier compañía de la UE en todo el marco comunitario. Es un número de identificación fiscal con relevancia en el IVA (se denomina también NIF-IVA)

La UE ha establecido un mecanismo especial de tributación por IVA en las operaciones entre países miembros. Este punto es esencial para entender mejor que es el VAT:

  • Este código identifica y habilita a las empresas para que sus intercambios intracomunitarios se facturen sin IVA.

El objetivo es no recargar el impuesto sobre el valor añadido en las operaciones dentro de la UE. Con un VAT válido, puedes facturar a empresas intracomunitarias con la exención del IVA en las facturas, lo que supone una ventaja fiscal para ambos.

La UE acepta la exención en origen a cambio de registrar el impuesto en destino (por el destinatario) mediante una fórmula de compensación sin carga fiscal.

Modelo 303. Declaración general
Entrega intracomunitarias de bienes y servicios

Se indica el importe de las entregas realizadas a título informativo

[Casilla  59] modelo 2019

Adquisiciones intracomunitarias

Se calcula la cuota de IVA correspondiente y se declara (importe facturado y cuota) como IVA repercutido y soportado para que el efecto fiscal sea neutro

Modelo 390 (Declaración informativa anual)

Resumen de los importes declarados en el 303

Modelo 349 (Declaración recapitulativa operaciones intracomunitarias)

Resumen de operadores y listado de cada cliente y proveedor con su VAT y el volumen de las operaciones realizadas.

El nacimiento del VAT tiene también una referencia clave en el proyecto SEPA (Single Euro Payments Area) que tiene como objetivo crear un sistema de instrumentos de pago comunes y armonizados en toda su área de influencia.

Diferencia con el NIF

Hacienda especifica que: “El NIF lo necesitan las personas físicas o jurídicas para cualquier relación de naturaleza o con trascendencia tributaria, mientras que el NIF-IVA es necesario para realizar determinadas operaciones intracomunitarias”.

La principal diferencia entre NIF y VAT es el ámbito de actuación. Como hemos visto, ambos sirven como identificación fiscal de una sociedad o un autónomo (junto al nombre y la dirección) pero son válidos en escenarios diferentes.

El NIF acredita para actuar en el territorio español, y el VAT, para actuar dentro del espacio comunitario.

En España, las sociedades deben solicitar su NIF al darse de alta en el Censo de Empresarios o profesionales (modelo 036):

La Agencia Tributaria adjudica un NIF único (9 dígitos) según un formato establecido. Por ejemplo, en las sociedades anónimas empezará por “A” y en las sociedades limitadas por “B”.

A los autónomos les vale como NIF su identificación habitual como personas físicas.

¿Qué es el VAT en una factura?

En las facturas es obligatorio identificar al emisor y el destinatario de la factura (nombre completo, dirección y código de identificación fiscal).

En tus facturas para clientes españoles la identificación es con el NIF. En las operaciones intracomunitarias lo cambias por el VAT.

INVOICE –FACTURA-Invoice number: —

Date: —-

AAAAAA, S.L.

Nº IVA / VAT:  ES-B10000000

Domicilio: Calle, número, CP-Ciudad -País.

Customer / Cliente:

Nombre:

Nº IVA / VAT: DE-XXXXXXXX

Dirección:

Si vendedor y comprador tienen un VAT autorizado es aplicable el mecanismo de exención del IVA para los dos (artículos 25-26, Ley 37/1992 de IVA, concordado con Directiva 2006/112/CE).

Hay que indicar en la factura la indicación de “Exenta de IVA” y la normativa correspondiente.

¿Cómo obtener el VAT?

El VAT está unido a la solicitud en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). La aceptación por parte de la Administración Tributaria de esta solicitud implica la asignación directa de un número VAT.

Hacienda indica que deben solicitar un número de NIF-IVA o VAT estas entidades:

Empresarios o profesionales que:

  • Realicen entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas a IVA.
  • Presten servicios localizados en otros países miembros cuando el destinatario sea el sujeto pasivo.
  • Reciban servicios de empresas no establecidas en territorio peninsular o Baleares y sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo.

Y también, entidades jurídicas en general que no tengan la condición de empresarios y que realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas a IVA.

Número VAT España

La solicitud del VAT es sencilla, otra cosa son las comprobaciones que realice la Administración correspondiente para concederlo.

El primer paso es tener un NIF adjudicado y solicitar el alta en el ROI. Ambas solicitudes se hacen con el Modelo 036: “Censo de empresarios y profesionales”, indicándolo en las casillas correspondientes.

solicitud vat - circulantis

A partir de ahí, la Agencia Tributaria iniciará un procedimiento de comprobación. Si en tres meses no hay notificación se puede considerar denegado.

Como la validación depende de la Administración que corresponde al domicilio fiscal de tu empresa es importante acudir allí para agilizar los trámites. Cada delegación tiene sus criterios y exigirá la documentación que crea oportuna.

La clave es demostrar capacidad e intención de operar dentro del marco comunitario.

Una vez finalizada la comprobación hay que esperar por la respuesta. En caso de no concederse podrás hacer la reclamación oportuna.

En cuanto se apruebe el registro en el ROI la asignación del VAT es automática y ya formas parte del sistema para la tributación especial por IVA.

¿Cuál es mi VAT?  La asignación de tu número VAT es muy sencilla. Corresponde a un protocolo estándar internacional.

La composición del VAT number o NIF-IVA se realiza anteponiendo dos dígitos -código de país- al NIF. Un ejemplo para una sociedad limitada española sería:

NIF-IVA (VAT) = ES-B10000000

Consultar el VAT

Hacienda debe comunicar a los solicitantes la aprobación de su número VAT. Una vez aprobado pasa directamente a estar reconocido dentro del sistema VIES (sistema de intercambio de información sobre IVA).

Si tienes prisa por saber si tu VAT está autorizado puedes consultarlo en el VIES. Esta es una herramienta de búsqueda dentro de las distintas bases de datos nacionales para comprobar los números de IVA autorizados en cada país.

Desde el apartado VIES de la web de la Administración Tributaria se pueden consultar operadores nacionales y comunitarios. Y desde ahí puedes comprobar si tu número está ya activado.

Relación entre el VAT y el VIES

La asignación del VAT (NIF-IVA) implica la inclusión directa en el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA: el VIES.

No constarás en el VIES si no se ha aprobado tu solicitud de registro en el ROI. Y no tendrás esa autorización hasta que se hayan hecho las comprobaciones oportunas para adjudicar el VAT.

Estar dentro de este sistema es fundamental para que tus clientes y proveedores europeos trabajen contigo con seguridad y sepan que tienen asegurada la exención del IVA en las facturas.

Hasta que esa autorización no se acredite no podrás utilizar un VAT válido y reconocido para el comercio intracomunitario, con las consiguientes sanciones administrativas.

Buscar espacios nuevos de negocio fuera de nuestras fronteras es muy valioso para crecer. Sin embargo, es muy importante estar al tanto de los requisitos y normativas de cada zona (dentro y fuera de la UE) para no tener problemas.

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