¿Qué es una toma de razón y cuando se utiliza?

La toma de razón es un buen complemento para gestionar el cobro de las facturas emitidas a las Administraciones Públicas.

Las empresas que trabajan para el sector público tienen más exigencias y no pueden retrasarse en los plazos de entrega ni en sus obligaciones de pago: suministros, nóminas, impuestos o seguridad social.

Para los contratos de obra pública están previstas las certificaciones de obra. Se trata de establecer un calendario de plazos para facturar de forma periódica los trabajos ya concluidos y certificados. Así se pueden compensar los gastos.

Aun con esto, el problema es que, tras facturar, hay un plazo de pago que no siempre se cumple. En estos casos, la solución financiera natural es el anticipo de facturas, y ahí, las empresas se pueden apoyar en la toma de razón.

En Circulantis, queremos que los anticipos, con o sin toma de razón, sean más sencillos y accesibles para todos los autónomos y pymes (los más perjudicados por los retrasos) y lo conseguimos gracias a la metodología online del crowdfactoring.

Vamos a explicar mejor qué es una toma de razón.

¿Qué es una toma de razón?

La toma de razón es una solicitud que acompaña a una factura o certificación de obra emitida a una entidad pública. El escrito tiene como objetivo conceder a una compañía financiera el derecho de cobro de la factura.

La clave del proceso es que una empresa, a través de esta diligencia, está manifestando la voluntad de ceder su crédito a favor de una compañía de financiación para obtener de esta el anticipo del importe facturado.

El organismo público, al recibir la certificación o factura con toma de razón, sabe que debe realizar el pago a la entidad indicada.

El anticipo de facturas con toma de razón es un servicio de financiación seguro, avalado por un cliente solvente. A los autónomos y pymes, contratistas del sector público, les aporta liquidez inmediata sin que tengan que esperar y reclamar el cobro.

¿Para qué se utiliza?

Lo que explica mejor qué es la toma de razón es su utilidad: canalizar la vía de cobro de las facturas para financiar el importe de las mismas.

Se trata de agilizar el servicio de factoring a las Administraciones públicas. Esta fórmula, que se basa en la cesión de crédito y la posterior financiación, es muy útil para aquellos negocios adjudicatarios de contratos públicos.

En el sector público no hay riesgo de insolvencia pero sí es muy frecuente la morosidad debida a los retrasos en el pago.

Aunque la ley obliga a las Administraciones a abonar las facturas en un plazo máximo de 30 días, muchas entidades, sobre todo Ayuntamientos, superan bastante ese plazo.

En los contratos de obra es más sensible este problema. Las obras requieren asumir costes de ejecución altos y las empresas se pueden ver asfixiadas si no reciben el dinero de cada certificación lo antes posible.

El factoring con toma de razón mejora el servicio. La entidad financiera tiene un valor documental que le asegura un derecho de cobro solvente y eso facilita la negociación de los anticipos.

En Circulantis, el coste del servicio de factoring es objetivo y transparente, a través de un modelo de subasta. Aplicamos solo una comisión de servicio y no exigimos productos cruzados que siempre suponen más ataduras y gastos extras.

¿Cuáles son las características de una factura con toma de razón?

Una empresa que emite una factura con toma de razón deja constancia escrita del endoso (o traspaso) de derechos al endosante. Es un texto que formaliza la cesión de crédito.

Puede hacerse en el dorso de la factura o en un documento aparte.

Modelo endoso y toma de razón

En la Ley de contratos del sector público se especifican las instrucciones para la toma de razón del endoso de certificaciones o facturas.

En general el contenido debe incluir:

  • La solicitud de “toma de razón” y la fecha de la misma.
  • La identificación completa de la factura o certificación: emisor, número, fecha, cliente, referencia del contrato o expediente, indicación de la obra, orden de la certificación, etc.
  • El importe líquido que se cede (designándolo como crédito).
  • La constancia de la “aceptación del endoso” por parte de la compañía de financiación, anotando también el número de cuenta para efectuar el pago.
  • La firma/s de la empresa o persona con potestad para ceder el crédito.

Como hemos visto, las características de esta fórmula facilitan el anticipo de facturas, con las ventajas que esto tiene para las pymes contratistas:

  1. Evita todos los trámites de gestión de cobro.
  2. Permite adelantar todo o parte del dinero pendiente según lo pactado con la financiera. Apenas hay riesgo de impago que implique tener que devolver el anticipo.
  3. Equilibra la tesorería y el balance.

Es importante recordar que la facturación a la Administración debe ajustarse a los plazos y condiciones de entrega establecidos en el contrato. De lo contrario, de nada sirve la toma de razón si la factura no se ha emitido correctamente y no es aceptada.

Una factura con toma de razón en la modalidad de financiación alternativa online, como la nuestra, mejora las ventajas de esta fórmula. Nuestro formato es ágil, abierto en todo momento y permite ahorrar tiempo y gastos de gestión.

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