Parece solo una tarea administrativa más que se puede realizar con cualquier software de gestión, pero no te fíes. La facturación tiene su normativa y configura una de las obligaciones más importantes para los autónomos y pymes, tiene incidencia directa en la gestión fiscal y contable y, por si fuera poco, es el elemento clave para que puedas cobrar lo que vendes. Por eso en este artículo te vamos a explicar qué es la facturación con más detalle.
En Circulantis, te aseguramos que prestarle atención y hacerla bien te ahorrará muchos problemas. Más aún, cuando se suman operaciones de venta a plazo y necesites contar con derechos de cobro fiables, como los pagarés, que te den más garantías e, incluso, permitan adelantar el dinero si te hace falta.
¿Qué es la facturación de una empresa?
La facturación engloba todos los pasos relacionados con la elaboración, registro, envío y cobro de las facturas. Una factura es un documento mercantil que justifica la existencia de una transacción comercial, reflejando los datos de los productos y servicios suministrados y su importe. Para que tenga validez debe cumplir con la normativa establecida porque el comprador se puede negar a pagarla si no está correcta.
Las obligaciones de facturación afectan a todos los empresarios y profesionales, que deben entregar a su cliente la factura correspondiente con copia. Hacienda contempla algunas excepciones, especialmente relacionadas con el régimen del IVA: para las actividades exentas y para las que estén dentro del régimen simplificado o del especial de recargo de equivalencia.
Sin embargo, aún en estos casos, siempre habrá que emitir una factura cuando el destinatario sea otra empresa o para un particular que así lo pida.
¿Qué son los datos de facturación?
Para hacer una factura es necesario incluir la información legal necesaria, los datos de facturación, que permiten identificar al emisor y al destinatario, referir las operaciones realizadas y especificar el total facturado.
Para empezar, el documento debe ir encabezado con la palabra “Factura”. A partir de ahí debes incluir, como mínimo, estos elementos:
- Número de factura. Siempre correlativo, Hacienda no admite saltos.
- Fecha de factura. Es la fecha de expedición del documento y un dato importante cuando la forma de pago se especifica a un plazo según fecha factura. Además, a efectos fiscales, define en que trimestre se debe computar.
- Identificación y razón social completa, tanto la tuya como la de tu cliente y destinatario, con la dirección de facturación.
- El detalle de los bienes o servicios suministrados: cantidad, descripción, precio unitario, descuento (si procede) y el total de cada línea. Agrupados y ordenados por la fecha del albarán o parte de trabajo.
- Los impuestos correspondientes (el IVA y, según el caso, IRPF), diferenciando tipo impositivo y cuota. Si la factura está exenta de IVA hay que indicarlo.
- El importe final a pagar.
¿Qué es la dirección de facturación?
La dirección de facturación será el domicilio fiscal, es decir, la dirección que cada empresa comunica a Hacienda en su declaración de alta. Aunque la relación comercial la tengas con una delegación concreta, el cliente debe indicarte su domicilio fiscal, como dirección válida para enviar la factura y para todas las comunicaciones relevantes.
Esto vale también para las facturas que recibas de tus proveedores, debe aparecer tu dirección fiscal en ellas.
La gestión de la facturación
Las facturas, tanto las emitidas como las recibidas, determinan de forma clara la justificación de tus ingresos y gastos. Son la base de la información contable y el documento esencial para preparar la liquidación de IVA, y la mayor parte de la de IRPF. La correcta gestión de los cobros y pagos de las facturas determinan tu nivel de liquidez, y es el mejor indicativo de la solvencia de tu negocio.
En Circulantis sabemos que las ventas con pago aplazado, derivadas de acuerdos comerciales, pueden suponer un riesgo. Por eso, creemos que hay que renovar y mejorar los servicios de anticipo de facturas para hacerlos más ágiles, sin requisitos ni condiciones de acceso y con autonomía para que puedas decidir cuánto vas a pagar.
Nuestra apuesta es la financiación colectiva que promueve el crowdlending. Un medio que te conecta con múltiples inversores y es una operativa eficaz, rápida y transparente para adelantar el dinero pendiente. Esta operación sencilla, que no computa como deuda, puede salvar tus cuentas.