¿Cómo calcular el IVA deducible?

El tratamiento fiscal del impuesto sobre el valor añadido es una asignatura obligada en la gestión empresarial. Especialmente, la gestión del IVA deducible, que es lo que determina la liquidación final con Hacienda.

El IVA se aplica en las facturas, una vez determinado el régimen fiscal y los tipos de IVA de cada producto o servicio. Las empresas que compran, y soportan el impuesto, deben tener presente las circunstancias que condicionan la deducibilidad de las cuotas.

Siempre debes hacer una buena previsión de tus pagos pendientes para gestionar la liquidez en cada momento. En Circulantis, te ofrecemos un modelo innovador para anticipar el cobro de tus facturas y no tener que pagar cuotas de IVA que aún no has cobrado.

¿Qué es el IVA deducible?

Para entender qué es el IVA deducible conviene empezar por el funcionamiento básico del impuesto.

El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo final de bienes y servicios. Las empresas son las intermediarias de la Agencia Tributaria en la gestión y liquidación del tributo.

Los empresarios deben incluirlo en la facturación a sus clientes (IVA repercutido) y lo soportan en sus compras, a través del pago de las facturas de proveedores (IVA soportado).

La diferencia entre ambas cuotas (repercutidas menos soportadas) es lo que hay que liquidar en Hacienda cada trimestre (modelo 303). La clave está en que solo se pueden incluir las cuotas soportadas que sean fiscalmente deducibles.

¿Cómo determinar el IVA deducible?

Normalmente, todas las cuotas soportadas son deducibles. Deben estar bien documentadas y diferenciar ciertos casos para evitar problemas con el fisco.

La normativa impone tres condiciones generales para definir el IVA soportado deducible:

  • Que provenga de compras de bienes y servicios destinados claramente a la actividad empresarial o profesional.
  • Que esté bien documentado, con una factura o similar.
  • Que esté registrado contablemente y anotado en el libro de registro correspondiente (facturas, bienes de inversión, operaciones intracomunitarias, etc.).

Para ampliar la información, Hacienda también exige a las sociedades una declaración IVA informativa cada trimestre (modelo 340). En ella, hay que adjuntar todos los apuntes del registro contable que han dado soporte a la liquidación.

¿Cuándo se puede deducir?

El derecho a deducir nace cuando se produce la operación y se aplica en la declaración correspondiente a dicho periodo. En todo caso, de forma excepcional, se podría hacer dentro de los cuatro años siguientes a la fecha de la factura, si no se ha hecho antes.

Cálculo del IVA deducible en situaciones específicas

Gastos no deducibles

La Ley del IVA (LIVA), artículo 96, define las operaciones en las cuales las cuotas soportadas no tienen derecho a deducción:

  • Alimentos (salvo circunstancias especiales), tabaco y bebidas
  • Espectáculos recreativos
  • Joyas y similares
  • Productos y servicios destinados a atenciones a clientes o terceros.
  • Gastos de viaje, hostelería o restauración, salvo que se consideren deducibles a efectos del IRPF (para los autónomos) o del impuesto de sociedades.

Gastos destinados a la actividad de forma parcial

En los bienes o servicios que están afectos a la actividad de forma parcial hay que calcular el IVA deducible en función del porcentaje de afectación o de uso empresarial.

Por ejemplo: un vehículo se usa 8 horas al día pero solo 2 son de uso empresarial y el resto es particular. Entonces, solo el 25% de los gastos que genera serían deducibles, y lo mismo pasaría con las cuotas soportadas.

Es un asunto polémico, que afecta sobre todo a los autónomos. Legalmente, pueden deducir una parte de los gastos del domicilio cuando trabajan desde casa pero, en la práctica, no es fácil probarlo. Es solo un ejemplo.

Actividades exentas

Algunas actividades están exentas de IVA (artículos 20-25 LIVA). Esto significa que no se puede repercutir el impuesto a los clientes y tampoco hay que presentar la liquidación. Solo se podría recuperar el IVA soportado en determinados casos.

Hay dos tipos de exención según la operación que se realice:

Exención limitada

Es la más habitual. Están exentas determinadas operaciones internas (artículo 20 LIVA): servicios médicos, enseñanza reglada, actividades culturales… En este caso, no hay derecho a deducción por IVA.

Las cuotas soportadas son un gasto no recuperable y hay que tenerlo en cuenta a la hora de aplicar los precios a los clientes.

Exención plena

Afecta a las actividades de comercio exterior, dentro de la Unión Europea o con terceros países. En estos casos, sí se puede recuperar el IVA de las adquisiciones relacionadas con estas actividades.

Son de exención plena: la exportación de bienes u operaciones asimiladas, las operaciones en zonas francas o regímenes aduaneros y las entregas intracomunitarias (artículos 21-25 LIVA).

Actividades exentas y no exentas

Si se realizan conjuntamente actividades interiores exentas y no exentas se debe aplicar la regla de prorrata para calcular cuánto se puede deducir.

Hay dos modalidades: prorrata general y especial.

Prorrata general:

Prorrata general  =Volumen de ingresos con derecho a deducir (no exentas)x100
Volumen total de ventas  

Prorrata especial:

Es opcional (se elige en el último trimestre del año) pero vincula durante un mínimo de tres años. Es necesario, igualmente, calcular también la prorrata general para hacer una comparación al final.

Para las compras, funciona así:

  • Se deducen todas las cuotas soportadas que sean exclusivas de las operaciones no exentas (deducibles).
  • No se deduce ninguna de las que son exclusivas de operaciones exentas.
  • Para las cuotas soportadas comunes se aplica la prorrata general.

Tras estos cálculos se obtiene un % deducible que se comparará con el resultado obtenido aplicando la prorrata general. Si el resultado de la prorrata general supera en un 10% el obtenido con la especial se aplica ésta última, sino se aplica la general.

Operaciones de comercio exterior

Las operaciones exteriores están sujetas a IVA pero tienen exención plena cuando se cumplen determinadas condiciones. Se aplica a:

  • Las exportaciones y entregas intracomunitaria de bienes.
  • Prestaciones de servicios exentas al estar incluidas en la base imponible de las importaciones.

Por tanto, no se repercute IVA en las facturas y se puede recuperar las cuotas soportadas en las adquisiciones relacionadas.

OPERACIONES

CON PAÍSES DE LA UNIÓN EUROPEA

OPERACIONES

CON OTROS PAÍSES

ExenciónExención
Comercio entre empresas registradas en el ROI
(Registro Operadores Intracomunitarios).
Salida desde territorio de aplicación del impuesto: en España, península y Baleares (quedan fuera Canarias, Ceuta y Melilla)Hay que justificar expedición y transporte
Exportación de bienes:
Entregas bien documentadas y en las que se pueda demostrar la salida de la mercancía.
Prestación de servicios
Se entienden realizados en el país de origen
Adquisiciones -IVA deducible-Importaciones -IVA deducible-
No hay IVA en las facturas. Se aplica un criterio de «autorregulación».El IVA soportado es deducible.
Se liquida y se paga directamente en la aduana, con los aranceles
Se calcula lo que correspondería a la cuota de IVA (aunque no salga en la factura).
Se declara en el 303 (base y cuota) de forma simultánea en el apartado de IVA repercutido y soportado: efecto neutro

Con lo visto hasta ahora, vemos que la legislación permite la deducción de cuotas en los gastos necesarios para generar las ventas que repercuten el impuesto: en operaciones interiores y en las exteriores.

¿Cómo contabilizar el IVA no deducible?

Cuando el IVA se puede deducir la factura se contabiliza directamente, sin cambiar nada. El problema es contabilizar IVA no deducible (total o parcial) a efectos de preparar la liquidación.

La norma 12.1 de valoración del Plan General de contabilidad se refiere al IVA soportado no deducible e indica que: “formará parte del precio de adquisición de los activos corrientes y no corrientes, así como de los servicios, que sean objeto de las operaciones gravadas por el impuesto”.

Caso 1. Gastos de mantenimiento de un vehículo afecto solo al 50%. El IVA deducible será la mitad y el resto se aplica como mayor coste de adquisición.

Ejemplo 1: Mantenimiento 100 euros. IVA21% (21€). Total factura: 121 €

110,5€

10,5€

(622) Reparación y conservación(100+10,5)

(472) IVA soportado  (solo 50%)

(400) Proveedores

 

121€

En principio, se haría igual si se comprará el vehículo como activo no corriente, aumentando la cuenta de inmovilizado: (218) Elementos de transporte.

Caso 2. Una academia de enseñanza reglada (exención limitada sin derecho a deducción). Al ser el IVA soportado no deducible no se registra nada y se aplica todo directamente como gasto.

Ejemplo 2. Gastos de internet: 40 euros. IVA21% (8,4€). Total factura: 48,4 €

48,4(62x) Servicios exteriores(410) Acreedores por prestación de servicios48,4 €

Caso 3. Regla de prorrata

Ingresos:

  • Las ventas no exentas se facturan y se contabilizan con IVA
  • Las ventas exentas se facturan y se contabilizan sin IVA

Compras y gastos:

La prorrata (%) aplicable será la definitiva del año anterior. Se aplica ese porcentaje a cada cuota soportada durante el año siguiente para calcular el IVA deducible (el resto se aplica como mayor gasto o inversión).

Ejemplo 3. Prorrata 25%. Compra de 1000  euros  [IVA21% x (25%)]. Total Factura: 1210

1157,5€

52,5 €

(600) Compra   (1000 +resto iva)

(4721) IVA soportado en circulante

(210 x 25%)

(400)Proveedores 1210€

Al final del ejercicio se recalcula la prorrata general. Después, se hace un ajuste para compensar las diferencias con el IVA deducible aplicado durante todo el año respecto al nuevo valor. El ajuste se declara en la liquidación del 4º trimestre del 303.

Norma 12.1: “Las rectificaciones en el importe del IVA soportado no deducible, consecuencia de la regulación por la prorrata definitiva, incluida la regulación por bienes de inversión, no alterarán las valoraciones iniciales”.

El IVA tiene cierta complejidad en función del régimen que se aplique. Aquí hemos tratado básicamente la deducción en el régimen general. En el régimen simplificado (para negocios en estimación objetiva) se aplican coeficientes y módulos específicos.

En todo caso, las fechas de liquidaciones de impuestos hay que tenerlas controladas y cubrir el efectivo necesario para hacerles frente. Lo mismo, para el resto de pagos corrientes. Garantizar la solvencia es prioritario para cualquier negocio.

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