¿Cómo llevar la gestión económica de la empresa?

La gestión económica de la empresa es tan importante como la labor comercial.

Es fundamental ofrecer un buen servicio y ganar clientes pero también lo es conocer el beneficio real, saber optimizar los recursos, controlar el endeudamiento o asegurar liquidez suficiente para pagar las facturas.

Hay que tener cuidado. Aunque un ejercicio contable termine con un resultado positivo el balance puede revelar síntomas preocupantes a medio y largo plazo.

Una de las trampas más comunes nace del desfase temporal entre una venta y el cobro de la misma porque en medio hay muchos pagos que realizar. No son pocos los casos de asfixia financiera al no planificar correctamente las fechas de cobros y pagos.

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El riesgo financiero es visible con la información adecuada. Algo que deben tener en cuenta los empresarios para corregir aquellas partidas que amenazan su negocio.

¿Qué es la gestión económica en una empresa?

La gestión económica de una empresa es el “conjunto de procesos destinados a planificar, organizar y evaluar los recursos económicos para alcanzar los objetivos marcados de la forma más eficiente”.

Como hemos visto, es fundamental para que un buen proyecto no se hunda por falta de recursos o de financiación.

Además, la información económica y financiera de una empresa es su principal carta de presentación en el mercado. Algunos datos pueden indicar fallos de gestión y eso acaba condicionando las negociaciones comerciales o de solicitud de crédito.

Por tanto, hay que establecer los elementos y herramientas de control adecuadas al tamaño de la empresa, sector y tipo de negocio.

Los objetivos principales de la gestión económica son:

• Definir y controlar todos los ingresos y gastos. Especialmente, los que repercuten en cobros y pagos reales según la fecha de vencimiento de cada uno.
• Establecer la estructura patrimonial adecuada –balance contable- para evitar riesgos financieros.
• Gestionar con eficacia todos los recursos económicos y financieros de la organización.

Las mejores herramientas para la gestión financiera y económica son:

Contabilidad

Es el registro de todos los movimientos económicos de una sociedad. Es preciso que sea clara y exacta en la imputación de cada importe, y que esté siempre actualizada.

Balance y cuenta de resultados

El balance es el mejor indicador de la situación patrimonial. Relaciona la aplicación de fondos (Activo) con su origen (Patrimonio y Pasivo).

Es importante:

• Vigilar el grado de endeudamiento: proporción entre fondos propios y ajenos.
• Generar un fondo de maniobra positivo: Activo circulante > Pasivo Circulante
• Evaluar las necesidades operativas de fondos (NOF) a corto plazo: calculando el excedente de tesorería necesario para cubrir los pagos inmediatos.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Conviene comparar el resultado final con el EBITDA (resultado antes de impuestos, intereses y amortizaciones). El EBITDA identifica mejor el resultado natural del negocio, separando el impacto de los costes financieros, depreciaciones o amortizaciones.

Tesorería

Es el principal eje de actuación. La tesorería define el efectivo con el que cuenta una empresa para atender sus pagos inmediatos (salarios, facturas, impuestos y otras obligaciones). Un buen consejo es analizar el ciclo de caja.

Si el ciclo es largo aumentan las necesidades de financiación. Si la rotación de mercancía es más alta recorta el ciclo y mejora el flujo de caja.

En todo caso, la clave es que el periodo medio de cobro sea más corto que el de pago para generar excedentes de tesorería y evitar endeudarse.

• La estabilidad depende de la generación de flujo de caja, la estructura financiera (fondo de maniobra positivo) y la capacidad de financiarse con medios propios (autofinanciación).

¿Qué son los recursos económicos y financieros?

Los recursos económicos y financieros son los medios de los que dispone una empresa para llevar a cabo su actividad: las funciones de producción, distribución, administración y marketing.

También se pueden definir como las fuentes de financiación del negocio.

El departamento financiero debe gestionar de forma óptima estos recursos. El balance contable proporciona la información necesaria para evaluar la situación actual y planificar las necesidades de financiación en cada momento.

En función de su origen, los recursos económicos y financieros se dividen en:

• Patrimonio Neto o fondos propios: aportación de los socios, subvenciones de capital, reservas, beneficios de ejercicios anteriores, etc.
• Pasivo o financiación externa: préstamos de distintas entidades y también el crédito comercial de los proveedores.

En función de su aplicación, los recursos económicos son el conjunto de bienes y derechos propiedad de la empresa (el activo):

• Bienes materiales: terrenos, locales, naves, oficinas, maquinaria, bienes de equipo, vehículos, etc.
• Bienes inmateriales: patentes, licencias o programas informáticos
• Activo circulante: existencias, derechos de cobro y tesorería.

¿Cómo conseguir liquidez empresa con los recursos?

La gestión del activo circulante es esencial porque lo componen las cuentas con distintos grados de liquidez.

Se trata de agilizar los recursos menos líquidos para convertirlos en efectivo. Sobre todo, los derechos de cobro y algunas existencias.

Un buen ejemplo es solicitar pagarés a los clientes. Son derechos de cobro que se pueden ceder como financiación (descuento de pagarés) para adelantar el dinero sin perjudicar al cliente.

¿Cómo se establece un plan económico?

El plan económico es un documento clave para cualquier organización. Muchos emprendedores lo utilizan ya como punto de partida –dentro del plan de negocio- para estudiar la viabilidad de su proyecto.

El plan económico y financiero se debe mantener posteriormente y revisarlo cada año, con nuevas proyecciones para analizar la situación a corto, medio y largo plazo.

Se basa en estimaciones a distintos plazos de las partidas con impacto económico: ingresos, gastos, tesorería, inversión o financiación. Sirve para valorar la rentabilidad, liquidez y solvencia del negocio en distintos periodos y escenarios.

El plan económico se puede estructurar en estos puntos principales. Es importante que los cuadros estén bien desglosados para individualizar cada partida y su impacto.

Presupuesto general

Su función es la de definir y equilibrar los gastos en función de los ingresos estimados. A partir de ahí, se pueden realizar los ajustes y correcciones oportunas para evitar déficits.

Presupuesto tesorería

Se puede tomar como referencia las partidas del presupuesto. Aunque en este caso las proyecciones deben ser las que correspondan a entradas y salidas de efectivo según su fecha prevista de aplicación.

Balance contable

La estabilidad se consigue cuando los fondos propios y el pasivo a largo plazo financian todo el activo fijo y parte del circulante.

De esta forma, el activo circulante supera al pasivo circulante. Es decir, los activos líquidos cubren las obligaciones inmediatas creando un fondo de maniobra positivo.

Plan de inversiones

Lo óptimo es que el porcentaje de financiación propia cubra al menos un cuarto de la inversión. Para evaluar las inversiones se suelen utilizar métodos como el flujo neto de caja, el TIR (tasa interna de rentabilidad) o el VAN (Valor neto actual).

Consejos para llevar la gestión económica en una empresa

Estos son algunos consejos para que la gestión económica de una empresa sea más efectiva:

• Hay que partir de la situación real de la compañía y ser riguroso con los objetivos. Es la única manera de hacer una previsión seria de los resultados.
• Priorizar el análisis de las necesidades de fondos a corto y largo plazo, estudiando todas las alternativas de financiación en cada caso.
• Establecer un control adecuado de los recursos y comprobar que se están utilizando correctamente.
• Hay que tener en cuenta los factores externos que pueden condicionar las previsiones. Las mejores compañías siempre evalúan todos los escenarios posibles para estar preparadas ante cualquiera de ellos.
• Controlar la carga fiscal. Sobre todo el IVA, Sociedades y las retenciones de IRPF. Los impuestos son una partida de gasto muy importante y hay que provisionar los importes en función de los periodos de pago.

Una buena gestión económica no puede olvidar la facturación. Hay que facturar correctamente (en tiempo y forma) todas las ventas y servicios prestados.

La factura acredita el intercambio comercial y es el justificante principal para gestionar el cobro de la operación.

El registro de las facturas (emitidas y recibidas) y de otros recibos que impliquen cobros y pagos es la referencia principal para planificar la tesorería y llevar la contabilidad al día.