¿Qué es FACe y cómo trabajar las facturas de la administración?

El sistema FACe factura electrónica es un ejemplo más del avance de la tecnología en todos los ámbitos administrativos.

En este caso se trata de una plataforma dirigida a las empresas y autónomos adjudicatarios de contratos públicos de obras, suministros o servicios. El formato de factura face sirve para presentan vía electrónica las facturas por los trabajos realizados.

Como cualquier otro cliente o acreedor (por tasas e impuestos) es esencial contralar el pago y cobro de facturas con la administración pública. El punto clave es proteger la tesorería manejando bien los plazos previstos de las entradas y salidas de efectivo.

Las consecuencias de algún descubierto tienen un coste muy alto: económico y de imagen.

Además, no hay que olvidar que para participar en las licitaciones públicas hay que demostrar solvencia económica y estar al corriente de las obligaciones de pago con Hacienda y la seguridad social.

¿Qué es el FACe?

El FACe es un portal web denominado Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas y que está gestionado por la Administración General del Estado.

Su finalidad es facilitar a las empresas una ventanilla única para el envío de las facturas dirigidas a la entidad pública contratante. Está abierto a cualquier administración que se quiera adherir para disponer de un punto de entrada propio.

El programa face factura electrónica se ha concebido para:

  • Disponer de un formato unificado y codificado para la presentación y consulta de documentos.
  • Facilitar la integración con los programas de facturación de las empresas para que se conecten de forma automática al sistema,

Para los autónomos y pymes que lo necesiten disponen de un generador de facturas gratuito a través de la aplicación pública Facturae:

El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae (Orden PRE/2971/2007)”.

Para acceder al envío y consulta de facturas es necesario disponer de un certificado digital, una firma electrónica o tener activado el sistema Cl@ve.

Cada entrega se codifica con un CSV (Código Seguro de Verificación), una fórmula que también se aplica en la presentación online de impuestos. Se trata de un protocolo que genera un código único para cada documento y garantiza su integridad.

Normativa:

FACe se encuadra dentro de los objetivos de la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.

Su función es importante porque una de las consecuencias de esta normativa es la obligación, desde el 15 de enero de 2015, de facturar al sector público únicamente de forma electrónica.

¿Qué servicios ofrece?

En lo que se refiere a las facturas FACe, la plataforma ofrece:  

  1. Validar y visualizar facturas: para comprobar que el formato de presentación cumple los requisitos que exige la aplicación.
  2. Emitir facturas: para remitir facturas a las administraciones adheridas a FACe. También se pueden dirigir a otras administraciones sin punto general de entrada indicando el código DIR3 del organismo correspondiente.
  3. Consultar facturas: para consultar los documentos ya remitidos.
  4. Comprobar CSV como justificante: verifica el código CSV de una factura.

Además, dispone de estas herramientas:

  • Gestión de certificados: para validar los certificados, claves o firmas electrónicas.
  • Directorio de empresas de servicios de facturación: listado de proveedores de servicios de facturación integrados con el sistema.
  • Directorio de unidades FACe: recoge todas las entidades públicas adheridas al sistema.

¿Cuándo se utiliza?

Al contratar con la administración pública se establecen los plazos y forma de presentar las facturas. Hay que cumplir con dichos plazos y agilizar las entregas para evitar retrasos en la tramitación y el pago.

Para una empresa contratista, la plataforma le permite enviar factura FACe a la administración correspondiente de una forma ágil y segura, además de poder acceder al resto de servicios que ofrece el sistema.

Como hemos visto, una de las ventajas del sistema FACe es su integración con Facturae y otras aplicaciones de facturación privadas. Esta funcionalidad facilita el trabajo de los proveedores públicos.

A través de este portal se crea un registro de entrada y un código de verificación que sirve como justificante y facilita la consulta para ver en qué estado se encuentra la tramitación.

Con la factura enviada correctamente y el justificante las empresas pueden financiarse solicitando el anticipo del dinero. En Circulantis, aprovechando también la tecnología, facilitamos este tipo de financiación con un modelo rápido e innovador.

Requisitos que deben contener las facturas electrónicas

Para presentar documentos en el portal FACe factura electrónica, además de cumplir los requisitos del sistema hay que respetar los generales de este tipo de facturas:

Requisitos generales: contenido y presentación

En lo que se refiere al contenido, las electrónicas tienen las mismas obligaciones que las emitidas en papel. Las principales son: número y fecha, identificación de las partes, detalle de la prestación, base imponible, impuestos y total.

En relación a la presentación, en ambos casos el requisito principal es garantizar estos tres elementos: legibilidad, autenticidad e integridad. En este caso, las facturas electrónicas tienen su propio mecanismo de validación.

  • Legibilidad: la acredita el formato de archivo que se utilice. En general, ha de ser un formato acordado con el destinatario para que este pueda abrirlo y leerlo sin problemas.
  • Autenticidad: se confirma mediante una firma electrónica avanzada con un certificado reconocido.
  • Integridad: implica demostrar que el fichero no ha sido alterado de ninguna forma, por ejemplo, mediante un intercambio electrónico de datos EDI.

Lo que pretende la Administración es trabajar con facturas electrónicas estructuradas, es decir, emitidas en un formato o lenguaje que le permita hacer el registro y el volcado de datos de forma automatizada.

La principal ventaja de las facturas electrónicas es su agilidad en el proceso de  tramitación y envío. Sumando el ahorro en papel e impresión y la reducción del espacio de archivo físico.

¿Qué es el RCF? ¿Para qué se utiliza?

El origen del RCFRegistro contable de facturas- está en la citada Ley 25/2013, en cuyo título ya se cita la creación de este registro para el sector público. Este nuevo instrumento se configuró con dos fines principales:

  • Mejorar el control del gasto público y el seguimiento presupuestario a través de un registro más riguroso de las facturas dirigidas a las administraciones.
  • Reducir la morosidad en el ámbito público, reforzando el mecanismo de control en el cumplimiento de las obligaciones de pago de cada entidad.

En la Orden HAP/492/2014, y la modificación de la misma, la Orden HAP/1650/2016, se regulan los requisitos técnicos y funcionales de este Registro dentro del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013.

El procedimiento de registro se regula tanto para las facturas en papel como para las electrónicas. Las recibidas en papel exigirán un apunte manual con los datos principales del documento.

Las facturas electrónicas que se envían a través del portal FACe se registran con los datos que aporta el sistema; añadiendo el número de asiento, fecha y hora asignado desde allí.

El RCF registra todas las facturas a través de la oficina contable y les asigna un código de identificación para su tramitación.

Desde el RCF también se validan las facturas antes de distribuirlas a los órganos de tramitación correspondientes. Si se detecta algún error volverán al registro administrativo de procedencia indicando la causa del rechazo.

Por esta razón, es tan importante para las pymes y autónomos contratistas del sector público hacer las cosas bien. Cualquier error detectado en el sistema retrasará el pago.

Para los empresarios, la exigencia de la facturación electrónica no debe ser un problema sino una oportunidad para aplicar este medio a todos los clientes posibles. Se gana eficacia, tiempo y dinero.

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