La era digital está dejando al papel en desuso en muchos ámbitos. La elaboración y transmisión de todo tipo de documentos es más fácil y rápida por medios electrónicos y esa ventaja está conquistando las tareas de facturación de las empresas. La factura electrónica es de uso habitual entre muchas empresas y su empleo está destinado a generalizarse.
Para los autónomos y pymes es un sistema muy eficaz para que sus clientes reciban las facturas de forma inmediata y se puedan validar antes para el pago. Además, las modalidades online para obtener financiación a corto plazo, como la que ofrecemos en Circulantis con el anticipo de facturas, necesita también tener la documentación digitalizada.
La tecnología es una gran ayuda para automatizar y agilizar los procesos, reduciendo el papeleo y el espacio de almacenamiento. Para hacerlo bien, en este caso, vamos a ver cómo emitir la factura electrónica, sus elementos identificativos y los requisitos legales.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es equivalente a su formato en papel. Tiene las mismas obligaciones, en cuanto a contenido, y mantiene el mismo valor legal. La diferencia radica en que se presenta en un soporte informático y que se envía al destinatario por medios telemáticos (de un ordenador, o dispositivo similar, a otro).
La normativa establece dos requisitos fundamentales:
- El emisor debe garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de los datos. Lo más habitual es enviar el documento con una firma certificada. Al destinatario le corresponde verificar que los datos reflejados son correctos y la firma auténtica y válida.
- El cliente debe dar su consentimiento, expreso o implícito, para esta forma de expedición, autorizando tanto el formato como la forma de envío. La aceptación confirma que posee los conocimientos y equipos necesarios para visualizar, validar y descargar los archivos sin problemas. Aun así, tiene derecho a cambiar de opinión y revocar la autorización solicitando el recibo en papel.
¿Qué tipos de factura se pueden realizar de manera electrónica?
El formato electrónico es aplicable a cualquier tipo de facturas, ya sean ordinarias, rectificativas, recapitulativas o simplificadas. Es solo una modalidad de presentación homóloga al modelo impreso. Basta con que se puedan elaborar y guardar en un fichero informático, cumpliendo las disposiciones legales, para que estén listas para expedir y recibir por medios telemáticos.
Incluso se podría convertir directamente el papel en un formato digital siempre que se realice el proceso con un sistema de digitalización (o escaneo) homologado por la Agencia Tributaria. Lo principal es respetar la integridad de los datos y la conformidad de ambas partes para la expedición.
La obligación de emitir factura electrónica está fijada para todos los proveedores de la Administración Pública. Para ello, hay establecido un protocolo específico mediante la aplicación “Facturae”, ajustándose al modelo y tipo de firma establecidos.
Pasos para realizar una factura electrónica
Para emitir una factura electrónica hay que tener en cuenta estas acciones:
Paso 1. Preparar el documento
Lo primero es cumplir las normas del Reglamento de Facturación para cada tipo. Es básico un encabezamiento con la palabra “Factura”, indicar la fecha y el número correlativo, la identificación fiscal de las dos partes y la descripción y valoración de todos los productos o servicios prestados. Por último, hay que aplicar los impuestos correspondientes y reflejar el total a pagar.
Paso 2. Crear el soporte digital
Es necesaria una aplicación, programa o software de facturación que permita crear un documento con todos los campos exigidos y guardarlo en un fichero adecuado para su expedición telemática. Es aconsejable utilizar, para el archivo y la firma, formatos estandarizados (como un PDF).
Paso 3. La firma
Se puede incluir una firma electrónica para garantizar el objetivo principal de autenticidad e integridad. La firma suele ir integrada en el documento y se puede emplear para ella un certificado electrónico reconocido u otro sistema validado por la Administración tributaria.
Paso 4. Obtener el consentimiento del cliente
Con toda la estructura tecnológica preparada es hora de obtener el conforme de los clientes en relación al sistema empleado para ellos (ficheros y forma de envío).
Paso 5. Modo de expedición
Lo más habitual es utilizar una dirección correo electrónico o similar. También se pueden subir las facturas a una página web y entregar a cada cliente las claves para que puedan acceder a su cuenta y, desde allí, ver y descargar sus recibos.
Paso 6. Conservar los registros
En la facturación es obligatorio llevar libros de registro. En este caso, se puede guardar una copia (digital o en papel) o mantener la matriz (plantilla y base de datos) que sirve para preparar el archivo cuando sea necesario.
En cualquiera de sus formas, una factura aceptada por un cliente (y más si está refrendada con un pagaré) es un activo sólido para agilizar la gestión de cobro y adelantar el dinero pendiente cuando se haya pactado un pago aplazado.