Los autónomos y pymes que deseen trabajar para la Administración Pública en cualquier ámbito deben conocer el DEUC, el Documento Europeo Único de Contratación.
Se trata de un modelo normalizado para toda la Unión Europea. En él, una empresa manifiesta que cumple los requisitos para participar en el proceso de contratación pública que está solicitando.
El documento DEUC no es una acreditación definitiva, es solo una declaración preliminar para reducir el exceso de documentación a presentar en la fase de solicitud.
Para las pymes, los contratos con la administración pública, en el ámbito nacional y europeo, aumentan las oportunidades de negocio y aseguran buenos clientes. Algo que también facilita la financiación de las facturas para anticipar el dinero.
Las licitaciones públicas, además, permiten un acceso en igualdad de condiciones para cualquier empresa especializada en el objeto del contrato.
Toda la información que necesitas sobre el DEUC:
1. ¿Qué es el DEUC?
2. ¿Para qué se utiliza?
3. ¿Cómo se accede al DEUC?
4. ¿Cómo rellenar el DEUC?
¿Qué es el DEUC?
El documento DEUC (ESPD en inglés) es un formulario electrónico en el que las empresas declaran, de forma responsable, que poseen la capacidad legal y la solvencia financiera y técnica requerida para participar en un concurso público.
Es un modelo estándar y único para todos los operadores de la UE (está disponible en todas las lenguas). Su función es servir como justificante previo del cumplimiento de las condiciones exigidas en los procesos de contratación pública en toda la UE.
Tiene varias ventajas. Es un documento electrónico que se obtiene de forma online y gratuita. Desde su plataforma se puede cubrir, imprimir y adjuntar a la solicitud. Además, se puede descargar y exportar para reutilizar en otros procesos.
No hay que olvidar que su valor es de declaración responsable. A la empresa ganadora se le requerirá la documentación real y efectiva que demuestre su aptitud para obrar y contratar. En el servicio eCertis se especifican los documentos a presentar en ese caso.
Si la declaración DEUC no es correcta la empresa quedará excluida del proceso e incluso puede ser enjuiciada según el caso.
¿Para qué se utiliza?
Una vez visto qué es el DEUC es más fácil entender su objetivo y utilidad. Su función es simplificar los trámites de acceso a los procesos de contratación transfronterizos.
Con este modelo se facilita la participación de las pymes más pequeñas al permitir una presentación más ágil y con menos carga administrativa.
Antes del DEUC, todos los licitadores debían adjuntar varias declaraciones previas (por ejemplo, la de estar al tanto de sus obligaciones fiscales o laborales o el no tener causas penales). Este archivo, por sí solo, cubre todas estas categorías.
Un valor clave del DEUC es que una vez cubierto y descargado en el formato adecuado (XML) se puede emplear directamente en otras licitaciones, mientras lo que se declara siga siendo válido.
El documento DEUC se presenta y adjunta en sustitución de la documentación administrativa (sobre nº1) que se exige en el Pliego de Clausulas Administrativas Particulares (PCAP).
La simplificación de los trámites administrativos está alineada con el objetivo de las directivas comunitarias de promover la actividad económica en un segmento económico tan importante como el de las pymes europeas.
La UE está comprometida en el desarrollo de un servicio de contratación pública totalmente digitalizado. La intención es integrar todos los servicios y bases de datos nacionales.
¿Cómo se accede al DEUC?
Una forma es a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público (PCSP), un portal clave para contratar con la administración pública. Desde la ficha de la licitación correspondiente se puede descargar un archivo previo “DEUC.xml” y acceder al enlace “servicio DEUC en línea” o similar para cumplimentar los datos.
Otra forma es acceder directamente al portal electrónico de la declaración. Estas son dos opciones:
El portal electrónico de la Comisión Europea sería este:
El Gobierno de España ofrece esta plataforma para documentos DEUC y ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas del Sector Público).
En ambas el proceso es el mismo.
En la parte inferior, en la pregunta quién es usted, se indicará “Soy un operador económico”.
Se abrirá entonces un nuevo cuadro con la pregunta qué desea hacer. Si se ha descargado un archivo previo se pulsará “importar un DEUC” y a continuación se selecciona el archivo (.xml) descargado anteriormente.
Si no tenemos ese archivo se pulsará “generar respuesta” y después se indicará el país donde tiene la sede la empresa.
Una vez completada esta fase previa se podrá empezar a cubrir el DEUC.
¿Cómo rellenar el DEUC?
El DEUC consta de seis apartados (del I al VI) pero el primero lo cubre el órgano de contratación y no los licitadores, y la parte V y VI no se suelen cubrir.
Es necesario pasar por todas las fases
En cualquier momento se puede cancelar el proceso o moverse entre las pestañas.
Rellenar DEUC
Parte II. Información del operador económico
- Sección A: información sobre el operador económico
- Sección B: información de los representantes
- Sección C: información sobre el recurso a la capacitación de otras entidades
- Sección D: información relativa a los subcontratistas en cuya capacidad no se basa el operador económico.
Esta es la parte principal ya que en ella se cubre la información de la empresa licitadora: identificación fiscal, número de IVA o su inclusión o no en el ROLECE.
Al indicar en el DEUC que la empresa está clasificada en el ROLECE ya se acredita el cumplimiento de muchos requisitos. No sería necesario facilitar los datos que ya estén actualizados en ese registro pero sí aquellos que no lo están.
En la sección C.II se pregunta si el operador basará su solvencia en el trabajo de otras empresas. En la sección D se informará si se subcontratan otros trabajos.
Parte III. Motivos de exclusión
- Sección A: Motivos referidos a condenas penales
- Sección B: Motivos referidos al pago de impuestos o las cotizaciones a la seguridad social.
- Sección C: Motivos referidos a la insolvencia, conflictos de intereses o la falta profesional.
- Sección D: Otros motivos de exclusión.
Las empresas deben asegurar que no incurren en ningún motivo de exclusión. Muchos ya se acreditan al estar inscritas en el ROLECE. Aquellos que no estén allí incluidos hay que confirmarlos en el DEUC.
En general, el punto clave es la declaración de estar al corriente de los pagos con Hacienda y la Seguridad Social. Sería en este apartado:
Parte IV. Criterios de Selección
- Sección A: Idoneidad
- Sección B: Solvencia económica y financiera.
- Sección C: Capacidad técnica y profesional
- Sección D: Sistemas de calidad y normas de gestión medioambiental.
El órgano de contratación puede limitar la información requerida en esta parte a una única sección. En ese caso, solo se cumplimenta el apartado: “Indicación global relativa a todos los criterios de selección” y el resto estarán desactivados.
Si no es así habrá que rellenar cada sección.
Parte V: Reducción del número de candidatos cualificados
No se cubre en un procedimiento abierto, solo se utiliza para los procesos restringidos o por negociación.
Parte VI: Declaraciones finales
Aquí tampoco es necesario indicar nada.
Una vez completado el formulario aparecerá una opción para visualizar todo el documento:
Después se podrá descargar el archivo:
Con la descarga en formato XML se podrá reutilizar el DEUC. El formato PDF es más adecuado para imprimir el informe. La opción “ambos formatos” genera un archivo comprimido con las dos opciones.
Con la descarga hecha, se puede volver a la PCSP, a la licitación electrónica correspondiente, para adjuntar el archivo (en PDF o XML) sellado con el resto de la documentación.
Aunque parezca un proceso complejo en la mayoría de los casos se contesta con un Sí o un No, y hay apartados que muchas empresas no necesitarán cubrir (como la sección B, C o D de la parte II).
Por último, si el contrato público se licita por lotes hay que cubrir un DEUC por cada uno. Si un grupo de empresas se presenta en forma de Unión Temporal de empresa (UTE) cada una debe cubrir su DEUC.