Los costes ocultos de una empresa

Las decisiones son las que mueven a las empresas y en gran medida conforman su identidad y filosofía. El proceso de toma de decisiones debe ir más allá de decidir entre varias alternativas en un momento dado.

Hay que concebirlo como una estrategia a medio y largo plazo basada en mantener un espíritu crítico que impulse la revisión continua de todo lo que se hace y para qué.

Para ello es fundamental también conocer los costes ocultos que supone el adentrarse en el mundo empresarial. Tanto para el propio negocio, como personales. Y ser conscientes de ellos, para no tener sorpresas desagradables en el futuro.

En Circulantis, con nuestro servicio, somos receptivos a los grandes cambios que impulsa la era digital y que están transformando el escenario socio económico. Costes ocultos de manera inicial, que pueden presentarse en cualquier momento, y que hay que poder solucionar de una forma rápida y eficaz.

Para ello es fundamental que las empresas, pymes y autónomos sean capaces de mejorar su eficiencia financiera, diversificando las fuentes de financiación y diseñar una estructura sencilla y ágil.

¿Qué son los costes ocultos?

El mejor camino para fortalecer las decisiones es prevenir y anticiparse. Así se pueden detectar una serie de costes ocultos empresariales que amenazan a todas las empresas y son más importantes de lo que puede parecer.

Los costes ocultos son señal de ineficiencia que acaba provocando un gasto innecesario por dejadez, poca planificación o mal uso de los recursos.

Por ejemplo:

• Energía y consumibles: gasto excesivo de electricidad, agua, combustible, papel, materias primas, etc.
• Obsolescencia: uso de equipos antiguos, propensos a averías y poco funcionales.
• Inventario: no optimizar el stock provoca exceso o defecto de mercancía. En el primer caso, se elevan los gastos de almacenamiento y el riesgo de rotura o deterioro. En el segundo, se puede perder un cliente por no atenderle a tiempo.
• Falta de previsión: lo que no se controla no se puede corregir y cuando falla llegan las prisas. El descontrol en la liquidez es de lo más serio y las urgencias para conseguir efectivo generan decisiones precipitadas y un aumento de la deuda y los costes financieros.
• Perdida o robo de material: Es importante tener asegurado el material o inmobiliario ante situaciones desagradables. Y ser consciente de la importancia de tenerlo localizado en todo momento.
• Rotura: Todo tiende a romperse, más tarde o más temprano, y muchas veces cuando más lo necesitamos. Hay que estar preparado para cubrir el coste de estas situaciones.

En el fondo, algunos de ellos, no dejan de ser malas prácticas y tampoco están tan ocultos porque repercuten directamente en salidas reales de dinero.

Tipos de costes ocultos

Nuestro propósito es reconocer también otro tipo de costes o riesgos, aquellos que no son tan claros ni cuantificables y que se manifiestan de otra manera, especialmente por una pérdida progresiva de competitividad producto de medidas o planteamientos inadecuados. Estos son cuatro ejemplos:

Coste de oportunidad

Hace referencia al efecto de las decisiones en situaciones excluyentes, donde elegir una opción implica renunciar a las demás. El problema está en no optar por la mejor alternativa asumiendo por ello un menor beneficio o un mayor gasto. Y lo peor es hacerlo de manera reiterada, por costumbre.

Un ejemplo es la gestión de cobro: ¿cuál es el coste de oportunidad de esperar 60 días hasta cobrar una factura en vez de buscar una solución alternativa para tener el dinero de inmediato? La pérdida sería ralentizar las operaciones por temor a quedarse sin efectivo o desaprovechar oportunidades al no disponer de todos los recursos al día.

Costes hundidos

Son inversiones o gastos en los que se ha incurrido y no son recuperables. El riesgo, en este caso, es que resulta difícil resignarse a aceptar la pérdida y esa aptitud es muy peligrosa porque suele conducir a mantener o repetir la inversión esperando otro resultado, lo que al final solo multiplica las deudas.

Coste histórico

En contabilidad se define como el valor original de un producto determinado por su precio de adquisición o costo de producción. El riesgo está en fijar su precio de venta con ese sesgo histórico, manteniendo tarifas desactualizadas o sin contar con los gastos postventa: transportes, reclamaciones, gastos de gestión de cobro, etc.

Costes emocionales

Una empresa es una organización viva definida por las personas que trabajan ella y cuyas emociones y experiencias marcan mucho el rendimiento. Un ambiente desmotivador reduce la confianza, debilita la atención al cliente y afecta al compromiso e identificación con los objetivos de la compañía.

Cada empresa debe asumir sus propios retos, ser consciente de sus defectos (que más pronto o tarde acaban costando dinero) y vencer las resistencias internas para impulsar los cambios que necesite. Con iniciativas e intención se puede ser cada día más eficiente.