Cobrar facturas impagadas

Algo tan natural como cobrar una factura puede ser un camino arduo y complicado para los autónomos y pymes. De ahí, que sea tan importante establecer métodos de cobro efectivos sin que eso perjudique la relación comercial con el cliente.

Aunque la legislación trata de combatir la morosidad la realidad es muy terca y los retrasos en los pagos siguen siendo habituales, incluso desde la Administración Pública. Además, las empresas grandes, cuando compran, aprovechan su posición de fuerza sobre las más pequeñas forzando plazos demasiado largos.

Para adelantar los cobros, la solución tradicional del anticipo de facturas adquiere una nueva dimensión gracias a la financiación colectiva. En Circulantis, apostamos por una plataforma de intermediación que facilita este servicio para que las empresas tengan más posibilidades de negociar sus facturas, aun las de mayor riesgo.

¿Cómo cobrar mejor las facturas?

Lograr un mejor resultado a la hora de cobrar facturas es un proceso que abarca varios ámbitos. En el servicio al cliente están implicados prácticamente todos los departamentos, no solo el comercial o de marketing.

Las áreas de producción, compras, logística, administración o de planificación financiera tienen un papel importante, en mayor o menor medida, en el ciclo completo de producción, venta y cobro.

Todo debe estar alineado para que cada pedido se entregue de la forma acordada y con la calidad y precios convenidos, respetando plazos y condiciones. Por otro lado, la documentación debe estar en regla y entregada a tiempo, especialmente la factura.

Por tanto, losmétodos de cobro a clientes, por muy bien planificados que estén por el departamento financiero, no serán efectivos si no se reducen antes los errores propios y las discrepancias comerciales.

Hay que cuidar estos aspectos:

  1. Evaluar bien a los clientes y su solvencia. Conviene alejarse de las operaciones más dudosas o cubrirse solicitando un anticipo o un seguro de crédito. Siempre hay que dejar bien claras (y por escrito) todas las condiciones.
  2. En operaciones a plazo hay que proponer garantías de pago sólidas, como los pagarés. Este título da mayor seguridad cuando llegue el día establecido (vencimiento) para el cobro.
  3. Guardar toda la documentación relevante: presupuesto, contrato, aceptación firmada, albaranes de entrega, partes de trabajo, justificantes de transporte y, por supuesto, la factura.

En el último Boletín de Morosidad Empresarial (2º trimestre 2018) elaborado por CEPYME se percibe la inestabilidad en el periodo medio de pago (PMP) y el crédito moroso. Por sectores, el sector textil y el de construcción y promoción acumulan retrasos superiores a 90 días.

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Es muy valioso para los autónomos y pymes contar con medios eficientes para adelantar el cobro de sus facturas cuando lo necesiten, y así resguardar la liquidez. La espera de tantos días sin cobrar supone un grave riesgo operativo.

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Métodos de cobro más habituales

En cuanto a los métodos de cobro de facturas, hay que procurar facilitarle las cosas al cliente e intentar adaptarse a las circunstancias de cada uno. Siempre en un contexto proporcionado, sin abusos ni malas prácticas.

Estas son las fórmulas más habituales en función de las condiciones de pago.

Pagos anticipados

Son operaciones muy puntuales. Lo solicitan, por ejemplo, las empresas que realizan trabajos con presupuestos altos, de larga duración y en distintas fases.

Lo habitual es pedir un porcentaje por adelantado y acreditarlo con la factura correspondiente.

Operaciones al contado

En general, es la fórmula ideal. El cliente paga en el momento de recibir el producto o servicio que se le suministra. Algunas actividades tienen la ventaja de trabajar siempre con este sistema, por ejemplo, en la hostelería o el comercio al por menor.

Las fórmulas más habituales en estos casos son:

  1. En efectivo

El pago se realiza con dinero en metálico.

  1. Con tarjeta

Cada día se pagan más operaciones con tarjeta y es esencial poder ofrecerle esa opción al comprador. Se necesita un soporte técnico: un TPV para una tienda física o un sistema de pago electrónico seguro en pedidos online.

El servicio de pago con tarjeta suele conllevar alguna comisión para la empresa. El banco aplica este cargo por ofrecer el producto y traspasar las cantidades a la cuenta.

  1. Con cheque

Con un cheque se puede limitar la forma de cobro pero es perfectamente aplicable en las operaciones al contado. En general, una vez recibido se puede cobrar de inmediato.

Operaciones periódicas

Para pedidos o servicios periódicos hay algunas soluciones cómodas destinadas a clientes habituales. El pago se puede estipular de forma mensual, estableciendo un día concreto para ello. En estos casos, se puede emplear:

  1. Domiciliación bancaria

El cliente da su número de cuenta y se le pasa el cargo el día acordado. Es una operativa que se debe solicitar al banco para que se encargue de aplicar los recibos y el traspaso entre cuentas. Puede tener alguna comisión.

  1. Transferencia

Es el proceso inverso al anterior. El número de cuenta lo proporciona la empresa y es el comprador el que da la orden de pago a su banco.

La transferencia no tiene gastos y no hay que preocuparse por nada. La desventaja es que la iniciativa parte del deudor y puede haber retrasos al dar la orden. Cualquier demora puede ser fatal para la tesorería porque es un dinero con el que se cuenta en la fecha acordada.

Las dos opciones proporcionan un sistema seguro y la transacción monetaria queda registrada. También son viables para otros pagos aplazados u operaciones casi al contado. Igualmente, sirven para las compañías que ofrecen bienes en arrendamiento financiero (renting o leasing)

Ventas a crédito

Entre empresas y profesionales lo más común son las ventas a crédito. El problema es que los plazos de pago se pueden extender a varios meses. En este contexto, las opciones y métodos de cobro a clientes son más relevantes y se deben negociar buscando la máxima seguridad.

  1. El pagaré

Es un título que emite el cliente prometiendo que se hará cargo del pago de una cantidad en una fecha determinada. Está bien regulado y tiene fuerza legal. Es uno de los documentos de pago más utilizados entre las empresas.

  1. Factoring

Es un servicio de financiación al que se puede acudir con facturas y pagarés pendientes de cobro para solicitar el anticipo del dinero. La fórmula más novedosa es el crowdfactoring, como el nuestro. Es una plataforma online que facilita la financiación colaborativa de las facturas.

  1. Confirming

El cliente asegura el pago de las facturas con la garantía de su banco. A cambio, la entidad bancaria suele imponer plazos más largos de cobro, ofreciendo ventanillas de liquidez para adelantar el dinero. Eso sí, con las condiciones que ella disponga, que no suele ser mejores que el factoring.

Por último, en el comercio online las ventas suelen ser al contado o con pago anticipado. Hay que proporcionar un sistema seguro y procurar todas las alternativas posibles: tarjeta, Pay pal, contra reembolso, aplicaciones de pago por el móvil, etc.

¿Cómo cobrar facturas impagadas?

El riesgo comercial por excelencia es sufrir un impago y, como cualquier riesgo, el mejor modo de tratarlo es la previsión.

Es muy útil preparar algunas estrategias que ayuden a cobrar facturas impagadas.

Se pueden seguir estos pasos, de uno en uno, hasta lograr el objetivo:

  1. Buscar una solución amistosa. Se puede preguntar al cliente cuál es el motivo del retraso. Si está justificado conviene ser flexible y adoptar una solución alternativa o abrir un nuevo plazo con otras garantías.
  2. Realizar una reclamación más formal, por medio de burofax o carta certificada. Esto suma elementos de prueba.
  3. Reclamación ejecutiva. Si la vía amistosa no funcionan hay dos fórmulas interesantes antes de entrar de lleno en un proceso judicial:

– Solicitar un requerimiento notarial para instar al deudor a pagar.

– Iniciar un procedimiento monitorio ante el juzgado: una solución rápida, pensada para impagos y morosidad, que permite interponer una demanda judicial ejecutiva contra el deudor. Es sencilla y menos costosa (no requiere abogado).

  1. Recurrir a compañías especializadas en cobro de deudas. Es otra alternativa pero resulta muy cara y tampoco garantiza resultados.

Estas acciones, u otras complementarias, son claves para evaluar cómo cobrar facturas impagadas. Es una gran ventaja tener toda la documentación en regla y firmada por la otra parte, para reforzar la posición legal.

Igualmente, hay algunos  tipos de facturas que pueden reconducir la situación en ciertos casos:

  • Facturas rectificativas: para corregir alguna discrepancia o error en otra enviada anteriormente.
  • Facturas recapitulativas: pueden servir, en una nueva negociación con el deudor, para agrupar en un solo documento todos los recibos impagados. Antes se deben reconocer contablemente las primeras como insolvencia de crédito.

¿Qué pueden hacer los autónomos?

Los autónomos son un colectivo más desprotegido ante el riesgo. Como personas físicas deben afrontar cualquier compromiso con todo su patrimonio. Una situación que les deja en una posición delicada en caso de no poder cobrar alguna factura importante.

Todos los mecanismos de control y previsión anteriores son vitales. Recomendamos sobre todo:

  • Cuidar al máximo los puntos clave de la negociación comercial. Si es necesario solicitar asesoramiento profesional.
  • Requerir la entrega de pagarés como garantía para los pagos aplazados.
  • Cumplir las condiciones contractuales y las obligaciones de facturación.
  • Emitir las facturas a tiempo, acompañadas de la documentación necesaria. La factura electrónica agiliza mucho los trámites.
  • Acudir a los servicios de anticipo de facturas o el descuento de pagarés para adelantar el dinero pendiente y lograr una mayor protección.

Hay que entender que los encargados de revisar las facturas tienen muchas encima de la mesa. Por eso, es muy importante que el documento que se envíe incluya toda la numeración y fechas del presupuesto y albaranes a los que hace referencia para facilitarles el trabajo.

Esto agiliza los trámites y no dejará la factura atrás o pendiente de alguna comprobación.

Recuerda que el proceso de venta no termina hasta que se cobra el dinero y que se puede reclamar una factura aunque se haya dejado de ser autónomo. La clave está en que se haya emitido correctamente y con la actividad en situación legal de alta en la fecha de emisión.

Siendo así, se mantiene el derecho de cobro mientras dure el plazo de prescripción de la deuda.

¿Qué ofrece el crowdfactoring como solución de cobro?

Las operaciones de financiación para pymes y autónomos están dando un vuelco gracias a la financiación colectiva. Muchas plataformas online estamos trabajando para mejorar el acceso y la transparencia a favor de las empresas que buscan liquidez y una mejora en su solvencia a corto plazo.

Nuestro sistema otorga ventajas atractivas para los empresarios y profesionales al poder contar con diferentes inversores interesados en la cesión de facturas y pagarés. Sobre todo, aporta rapidez, flexibilidad, transparencia y sencillez,

Y además:

  • No computa en el CIRBE (Central de Riesgos del Banco de España)
  • El dinero recibido no tiene retención
  • No necesita avales ni garantías
  • Proceso transparente y objetivo en la fijación de precios

Nuestro modelo es un ejemplo de cómo incorporar las ventajas de la tecnología y la innovación. Pautas claves para el futuro de las empresas.

Mejorar el proceso de cobro de las facturas es primordial para proteger el flujo de caja, afrontar con más garantías las obligaciones propias y seguir proporcionando la mejor atención a los consumidores.

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