El sector de la construcción tiene particularidades y riesgos específicos derivados del tipo de negocio y las necesidades de financiación. Para compensarlo, las empresas constructoras tienen un buen aliado en las certificaciones de obra.
Una certificación de obra sirve para computar los trabajos realizados en cada fase o periodo y así facturar (y cobrar) de forma regular sin comprometer la estabilidad financiera.
Con estos cobros parciales la empresa puede reponer materiales, pagar salarios y hacer frente a otros gastos necesarios para continuar los trabajos. Un flujo de liquidez imprescindible, especialmente en los proyectos de más envergadura.
En Circulantis, complementamos estas ventanas de facturación con un servicio ágil y accesible para el anticipo de facturas. Una solución práctica y con un coste objetivo. De esta forma, no hay que esperar al vencimiento de la factura para cobrar.
Índice del artículo
1. ¿Cómo cobrar una certificación de obra?
1.1 ¿Qué es una certificación de obra?
1.2 ¿Qué necesito para cobrar una certificación?
1.3 ¿Hasta cuándo puedo cobrar?
1.4 ¿Cómo presento las facturas a la administración pública?
2. ¿Cómo se hace una certificación de obra?
2.1 Declaración de obra nueva
¿Cómo cobrar una certificación de obra?
Para cobrar una certificación de obra es imprescindible que tenga el visto bueno de la Dirección Facultativa, un órgano designado por el promotor para el control de la obra. La aprobación se confirma con la firma del responsable técnico (arquitecto, ingeniero…) del proyecto.
¿Qué es una certificación de obra?
La certificación es un documento que valora los trabajos realizados en cada fase de ejecución de la obra para poder facturarlos. Se realiza en base al presupuesto establecido en el contrato.
Dicho de otro modo, cada certificación permite facturar una parte del presupuesto.
En ella, según como se haya acordado, también se pueden incluir las desviaciones justificadas de las partidas presupuestadas e incluso materiales aún no utilizados pero ya en obra, siempre que estén bien identificados.
Una vez realizada y aprobada por la dirección facultativa es el soporte necesario para preparar y entregar al promotor la factura correspondiente. Asimismo, sirve para demostrar que se ha completado correctamente esa parte del trabajo.
Que toda la documentación esté en regla y aceptada es indispensable para exigir el cobro en la fecha de vencimiento convenida.
¿Qué necesito para cobrar una certificación?
Como hemos visto, el primer requisito es que la certificación esté en regla y visada por los responsables técnicos. El segundo, es cumplir los plazos de presentación de la documentación y la entrega de la factura al promotor.
Un punto clave es entender cómo se valorarán los trabajos para saber cuánto se va a cobrar. El contrato de obra se puede establecer con alguna de estas fórmulas:
Precio alzado o por ajuste.
El presupuesto se fija con un importe global sin diferenciar las partidas. Es un presupuesto cerrado, sin variación. Las certificaciones suelen ser iguales, expresadas en porcentaje sobre el total presupuestado.
Precios por partidas ejecutadas o unidades de medida.
El importe total se separa en unidades o partidas y cada una tendrá un precio diferenciado. Las certificaciones se suelen preparar al completar cada uno de los capítulos.
Precio por administración.
Es el más abierto y beneficioso para el contratista. El precio se fija en función de los materiales y mano de obra realmente utilizados.
Si durante la obra hay que hacer trabajos o modificaciones no presupuestadas se incluirán con precios contradictorios. Esta valoración extra requiere un nuevo acuerdo de precios con el promotor para poder continuar esas tareas.
La ventaja es que una certificación visada, por sí sola, puede servir como documento de cobro ante el promotor porque se considera como un pago a cuenta.
Esto la valida también para solicitar el anticipo del dinero con una operación de descuento comercial o un servicio de factoring. La cesión de los derechos de cobro es la llave para anticipar facturas o certificaciones sin esperar al vencimiento del pago.
¿Hasta cuándo puedo cobrar?
A la hora de determinar los plazos previstos para presentar las certificaciones y efectuar los pagos rige el principio general de autonomía en la voluntad de las partes.
Para saber cuándo se puede cobrar hay que calcular, tras presentar la factura, el plazo que se haya determinado para abonar el pago. Al vencimiento de dicho plazo será el momento de solicitar el dinero a la promotora (y confiar en que cumpla con su parte).
El periodo de cobro depende del número y plazos de las certificaciones:
Si se establece un plazo fijo (por ejemplo, mensual) las fechas se acotarán para no solapar las certificaciones. Como muy tarde, cada una se debería aceptar y abonar antes de que terminen los plazos de la siguiente.
Si las certificaciones se realizan tras completar cada fase el riesgo aumenta para la constructora. Si se producen retrasos en los trabajos el riesgo de falta de liquidez es muy elevado. Requiere un control financiero máximo para no estresar la tesorería.
En todo caso, el periodo de pago no debería contravenir los plazos máximos que marca la ley. Como ejemplo, si la entidad promotora pertenece a la Administración pública está obligada a pagar en los 30 días siguientes a la aprobación de la factura.
Sin embargo, en la práctica los retrasos son algo habitual, tanto en el ámbito público como en el privado. De ahí, la estrategia de muchos empresarios de asegurar los cobros con anticipos de facturas.
De todas formas, cuanto más ágil sea el proceso de aprobación de la certificación antes se pondrá en marcha el plazo de cobro.
¿Cómo presento las facturas a la administración pública?
Las Administraciones Públicas (AAPP) se caracterizan por una mayor complejidad y requisitos contractuales. Para cobrar facturas de la administración pública el proceso es más lento ya que los documentos suelen pasar por varias manos antes de efectuar el pago.
La principal obligación formal para facturar a las AAPP es la de presentar la factura de forma electrónica. No se admite otra vía.
Las claves son:
- La factura –en fichero electrónico- debe presentarse en un formato determinado (formato Facturae), estar firmada electrónicamente e identificar el destinatario de la misma.
- El envío de la factura es online y se realiza a través de la web del punto general de entrada (FACe) para facturas a la AAPP.
- El programa de facturación electrónica de la Administración (programa Facturae) permite generar el documento en el formato adecuado y facilita la conexión automática con el punto general de entrada.
- Desde la web del punto de entrada también se puede conocer el estado de tramitación de cada factura.
La agilidad es aún más importante en estos casos. Cada organismo público tiene sus prioridades y pueden retrasar bastante algunos pagos. Poder negociar con una compañía financiera el anticipo de algún importe resulta vital en muchas ocasiones para seguir trabajando.
¿Cómo se hace una certificación de obra?
En la documentación del proyecto se suele indicar –como anexo- el formato específico en el que se presentarán las certificaciones de obra.
La certificación la prepara la Dirección de Obra (como parte de la Dirección facultativa) y la revisa el contratista. Si no hay alegaciones se procede a su aprobación definitiva con la firma del contratista y los técnicos facultativos del proyecto (de obra y de ejecución).
Para saber cómo se hace una certificación de obra hay que familiarizarse con los apartados principales. En general, incluye:
- Datos del cliente: identificación del promotor o de la entidad pública contratante.
- Datos del contratista y de la obra: localización, número de expediente, fecha de adjudicación, plazos de ejecución y presupuesto total asignado.
- Datos de la certificación: número de referencia y su orden dentro de la serie.
- Medición de las partidas o trabajos y el importe total de la certificación.
- Porcentaje de ejecución total. Importe certificado hasta el momento y el que queda pendiente.
- Relación, si procede, de los gastos adicionales y su fecha de aprobación.
- Fecha y firmas necesarias: director de obra, contratista, dirección facultativa o visado del colegio profesional.
Declaración de obra nueva
La declaración de obra nueva la debe realizar el promotor de la obra. El procedimiento es mediante escritura pública y se declara el proyecto, la construcción o la conclusión de una edificación nueva o la modificación de una existente.
El objetivo es tener documentada la propiedad de todos los bienes inmuebles en el Registro de la Propiedad y conseguir así una mayor seguridad jurídica.
Según el estado de la obra se debe declarar:
- Obra nueva en proyecto o construcción.
Se declara para registrar y documentar el proyecto con vistas a solicita financiación o cuando se desea vender o alquilar la construcción.
- Obra nueva finalizada.
Se denomina certificación final de obra y se declara mediante acta notarial de final de obra.
Las empresas que proyectan una construcción en sus terrenos están obligadas a hacer está declaración. Un promotor particular la necesita para comprar los materiales y es obligatoria si pide un préstamo hipotecario o pretende vender o alquilar la edificación.
Ante una declaración de obra nueva le corresponde al notario verificar que se ha construido con todas las licencias y requisitos que exige la ley.
Aunque las certificaciones facilitan los cobros el coste de la obra puede causar continuas tensiones de liquidez al afrontar los gastos corrientes.
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